Gartner veröffentlicht Magic Quadrant 2015 für Social Software

Gartner hat den aktuellen Magic Quadrant für Social Software veröffentlicht. Die Analysten sehen 2015 Microsoft als Leader in diesem Feld.

Gartner

Für Microsoft spricht die starke Verzahnung der bestehenden Dienste wie Exchange, Sharepoint, Yammer, Lync etc in das Office365 Angebot. Yammer wird zum „Social Layer“ in den bestehenden Produkten. Damit werden „social“ Funktionen automatisch in die Unternehmen gedrückt, bei denen Microsoft sowieso schon auf dem Desktop als Standard installiert ist. Schwierig wird es für Microsoft dort, wo man weiterhin lieber on premise installiert und die Cloud meidet: Hier hat Microsoft bisher keine Antwort parat – und wird vermutlich auch keine geben. Wer „social“ mit Microsoft sagt, sagt auch Cloud.

Weitere Details unter:

http://www.gartner.com/

https://blogs.office.com/

 

Die versteckten Kosten von SharePoint – Das Eisbergmodell und wie messe wir den ROI von SharePoint Projekten?

Offensichtliche Kosten

  • Lizenkosten
  • Hardwarekosten
  • Betriebskosten bzw. Supportkosten
  • Schungs- und Traingingskosten (Mitarbeiter)

Verdeckte Kosten

  • Ausbildung von internen IT-Spezialisten
    • z.B.: Schulung und Zertifizierungen
  • Implementierung und Betrieb einer Anwednung eines Drittanbieters
    • z.B. : Backupsystem, Virenscanner
  • individuelle Designanpassungen

Fazit

  • SharePoint auf einer eigenverwalteter Hardware (On Premise) ist mit erheblichen Lizenz und Anpassungskosten verbunden – aber viele Funktionsbausteine wie z.B. Wiki, Blogs, Social Networking und auch Arbeitsabläufe (Workflows) sind im Standard sehr gut nutzbar > Allerdings habe ich persönlich die Erfahrung gemacht, dass die Unternehmen Anforderungen über diesen Standard hinaus haben.
  • Eine grosse Herrausforderung (und auch mit Kostenverbunden) bei der Einführung von SharePoint Lösungen besteht darin, die Akzeptanz der Mitarbeiter schon früh zu bedenken und in die Planung einfließen zu lassen, abhilfe schafft nur ausreichende Schulung und Vorbereitung der Mitarbeiter.
  • Die Kosten für SharePoint variieren nach Anwendugnsfall und Umfang bzw. Verwendung von SharePoint.
  • Zum Thema ROI (return on investment) und ob sich eine Investion lohnt, habe ich persönlich die Erfahrung gemacht, dass die Berechnung kaum messbar ist.  Die Entscheidung für SharePoint ist strategischer Natur. Viele Kunden bestätigen (vorallem bei Workflow bzw. Prozesslastigen SharePoint Lösungen) Zeitersparnis.

OneNote und die Rolle des IT-Pro der Zukunft

Veröffentlicht am 15.10.2015 „SharePointCommunity“

IT-Pro der Zukunft und OneNote in der Praxis – diesmal geht es im CollabTalk um die Themen OneNote und die Rolle des IT-Pro der Zukunft. Michael Greth und Samuel Zürcher stellen die beiden Themen vor und diskutieren mit Martina Grom und Nicki Borell.

SharePoint Leuchtturm von COPiTOS

SharePoint Leuchtturm von COPiTOS – ein modulares Lösungssystem mit Weitsicht

Wer SharePoint Leuchtturm bereits kennt, der wird sich mit Sicherheit schon gefragt haben, wie man darauf kommt, ein derart vielseitiges Modulpaket mit sehr unterschiedlichen Nutzen zu entwickeln. Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten machen dabei deutlich, dass eine Anwendung durchaus davon lebt, dass sie in ganz unterschiedlichen Konstellationen und in verschiedenen Augenblicken zum Einsatz kommt.

„Am Anfang hatten wir nicht vor, ein modulares Anwendungssystem zu entwickeln – am Anfang mussten wir einfach Löcher in diversen Betriebsabläufen stopfen. Und zwar von jetzt auf gleich“, mit einem Lächeln beschreibt Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter der COPiTOS GmbH, den Ursprung, aus dem heraus SharePoint Leuchtturm entstanden ist. Ntaflos weiter: „Jeder SharePoint-Entwickler kennt die typischen Problematiken, die beim Daily Business im Workflow entstehen. Die Kunst besteht jedoch darin, diesen Herausforderungen zu begegnen.

Denn jede Herausforderung ist ja in erster Linie auch mindestens eine Chance. Später erst stellt man fest: Diese oder jene Anwendung bietet Raum für sehr viel mehr.“ Uwe Kirchhoff, Geschäftsführer der COPiTOS GmbH ergänzt: „Wichtig ist, Anwendungen zu schaffen, die einerseits höchste Funktionalität bieten, andererseits aber dem Bearbeiter eine einfache und optisch reizvolle Umgebung bieten, in denen er mit wenigen Handgriffen, alle Arbeiten in kürzester Zeit durchführen kann. Daher bietet SharePoint Leuchtturm jedem User eine visuell und technisch äußerst ausgereifte Benutzeroberfläche, die sogar individuell anpassbar ist.“

Mit der Namensfindung für die Anwendung tat man sich zunächst entsprechend schwer bei der COPiTOS. Anastasios Ntaflos: „Wir hatten am Anfang eine interne Bezeichnung gefunden, die aber weder den vielschichtigen Nutzen der einzelnen Module voll und ganz gerecht wurde, sondern stattdessen eigentlich nur das erste Modul ganz treffend beschrieb. Also, haben wir mit der Zeit nach einem Namen gesucht, der allem gerecht wird. So kamen wir schließlich auf den Leuchtturm.“ Eine treffliche Wahl, denn der Leuchtturm steht als Symbol für die Rettung in Not geratener Schiffe und deren Besatzungen. Dabei transportiert der Leuchtturm einerseits verlässlich Licht ins Dunkel, andererseits zeigt er auch den Kurs an, mit dem man sich aus einer Notsituation sicher hinausmanövrieren kann. Ganz genau so verhält es sich auch mit SharePoint Leuchtturm. Nur das die Lösungsmodule der COPiTOSAnwendung wesentlich schneller greifen, als ein Lichtsignal in stürmischer See. Diesen Umstand verdankt der User im Übrigen einer sehr patenten und funktionell überzeugenden Kommandobrücke: seiner Bedieneroberfläche. Kirchhoff: „In der Notsituation muss jeder Handgriff sofort sitzen, jede Entscheidung unmittelbar zum Erfolg führen. Darauf haben wir vom ersten Moment an sehr großen Wert gelegt.“ So lassen sich neben etlichen Filtermöglichkeiten beispielsweise auch Gruppierungen per Drag & Drop vornehmen.

Das erste Modul, mit dem die COPiTOS den Grundstein für die heutige Anwendung legte, diente der Überprüfung der Funktionsfähigkeit bestehender URLs.

SiteChecker: Mit begrenzten Rechten jederzeit diverse Websites kontrollieren

Gerade in großen Unternehmen, Konzernen oder Konzerntöchtern gibt es immer wieder Probleme mit Zugriffsrechten. Die meisten Produktmanager haben nur sehr begrenzte Zugriffsoptionen – müssen jedoch jederzeit die Erreichbarkeit diverser Websites kontrollieren. Dieser Umstand führte zur Entwicklung des SiteChecker auf Basis von SharePoint. Die Funktionsweise ist dabei verblüffend einfach gehalten: Listenweise (wahlweise in MS Excel) werden URLs abgefragt. Über einen Start-Button oder über eine definierte Zeitvorgabe wird die Liste dann in kürzester Zeit geprüft. Fehler werden farblich gekennzeichnet und können gruppiert hervorgehoben werden. Reports sind zu jeder Zeit ganz einfach per Mausklick möglich. So kann jeder Benutzer bei Nachfragen schnell und unmittelbar seinen Status-Bericht vorlegen. Uwe Kirchhoff: „Den SiteChecker haben wir zunächst nur für uns selbst und unsere Abläufe entwickelt. Schon bald jedoch wunderte sich einer unserer Auftraggeber, wie wir immer so schnell alle relevanten Reports liefern konnten und wollte genau diese Anwendung von uns auch nutzen.“ So wurde aus dem SiteChecker das erste Modul im SharePoint Leuchtturm.

Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter bei der COPiTOS: „Der SiteChecker war in jeglicher Hinsicht für uns eine erfolgreiche Entwicklung. Wir profitieren noch heute jeden Tag davon, dass wir auf einen Klick binnen weniger Sekunden wissen, ob es irgendwo im Web bei unseren Kunden hakt.“ Auch die weiteren Module des Leuchtturms haben Ihren Ursprung in den Fehlerquellen alltäglicher Betriebsabläufe.

LogAnalyzer: Fehler schnellstmöglich finden, analysieren und bereinigen

Die detaillierte Auswertung von Log-In-Files kann mitunter zeitraubend sein, vor allem dann, wenn dahinter große Datenvolumen stehen. „Eine schnelle Fehlerbehebung ist immer das Ergebnis einer genauen Analyse. Gleichzeitig aber ist es immer sehr ermüdend, lange Listen mit dem eigenen Auge am Bildschirm durchgehen zu müssen“, so Uwe Kirchhoff. Um eine sehr schnelle Analyse bei einem sehr großen Kunden jederzeit durchführen zu können, entwickelte die COPiTOS mit dem LogAnalyzer ein Modul, mit dem ganz einfach per Mausklick Inhalte der Log-Files grafisch dargestellt werden können. Dabei ist jedem Fehlerlevel ein Chart zugeordnet. Die Häufigkeit pro Frontendserver kann so auf einen Blick erfasst werden. Kirchhoff weiter: „Der User erkennt blitzschnell das Ausmaß fehlerhafter Files und kann sofort reagieren, indem er entscheidet, welche Files noch einmal eingelesen werden bzw. regelmäßig eingelesen werden sollen.“

GanttViewer: Richtig Planen leicht gemacht

Ein weiteres sehr vielversprechendes Modul im SharePoint Leuchtturm ist der GanttViewer, der insbesondere Planern das Arbeiten sehr viel leichter macht. Entwickelt wurde diese Anwendung als praktisches Tool für die Urlaubsplanung und Verwaltung. Anastasios Ntaflos: „Eine langfristig verlässliche Urlaubsplanung ist für jedes Unternehmen die Basis für einen erfolgreichen Workflow. In den meisten Unternehmen bedeutet Urlaubsplanung jedoch „Papierkrieg“, hohe Verwaltungsaufwände und letztlich Unpässlichkeiten an sensiblen Stellen. Dabei wünscht sich doch jeder, mit Freude den eigenen Urlaub zu genießen.“ Um insbesondere den Papier- und Verwaltungsaufwand zu begrenzen, wurden alle wichtigen Abläufe wie Antragstellung, Freigaben, Schriftverkehr und die Übersicht digitalisiert. Alles, was gebraucht wird, sind dann ein Anfangs- und ein Enddatum – das Modul erstellt schließlich ein übersichtliches Gantt-Diagramm, benannt nach seinem Erfinder, dem amerikanischen Unternehmensberater Henri L. Gantt (1861 – 1919).

„Interessant ist der GanttViewer aber insbesondere auch für Projektmanager und Planner“, so Ntaflos, „denn es können auch Projekte sowohl als Ganzes, als auch in Einzelschritten geplant und angelegt werden. Verknüpfungen zwischen Projekten und zugeteilten Mitarbeitern sind ebenfalls möglich.“ Auf diese Weise ergibt sich ein komplexes Tool, mit dessen Hilfe Teams und Arbeitsschritte miteinander getaktet werden können, bzw. mögliche Vakanzen oder Engpässe aufgezeigt werden können. Uwe Kirchhoff: „Mit dem GanttViewer besitzt man eine sehr gute und umfassende visuelle Darstellung, die sofort Warnhinweise gibt, wenn Engpässe drohen. Ohne dabei Verwaltungsaufwände durch händische Bearbeitung zu produzieren und so gleichzeitig Zeit zu verlieren. Der klare Vorteil: Man weiß wirklich sofort, wenn es irgendwo brennt.“

TFS Log Monitoring: Prüfen und Auswerten von Dateien eines Team Foundation Servers

Dieses Modul ermöglicht es seinem Benutzer, LogFiles eines Team Foundation Servers auszuwerten. Unterschieden werden dabei Files der folgenden Kategorien: Transactional, Differential Backup, Delete old backup und Full Backup. Außerdem können Zeitintervalle gesetzt werden, um diese Vorgänge zu automatisieren.
Wird ein Fehler in einer Login-Datei einer der Kategorien gefunden, so erscheint diese Kategorie in Rot – andernfalls in Grün. Per einfachen Mausklick gelangt der Benutzer schließlich zu seinen Files und kann diese ganz einfach öffnen.

Gruppen-RechteViewer: Fehler sofort im Blick

Die Verwaltung von Rechten wird in einem weiteren separaten Modul von SharePoint Leuchtturm gehandhabt. Äußerst praktisch ist auch hier, dass man alle relevanten Prozessdaten auf einen Blick hat und bei Bedarf Fehler sofort beheben kann. Uwe Kirchhoff: „Je komplexer eine Farm, desto mehr Fehlerquellen gibt es speziell bei der Rechtevergabe. Das ist leider ein urtypisches Phänomen, das sich nur sehr schwer beeinflussen lässt. Was wir aber beeinflussen können, ist die Lösung derartiger Probleme.
Und genau dafür haben wir diese Modul entwickelt.“

Konfiguration: Der Bausatz für den eigenen Leuchtturm

Mit Konfiguration hat man als Benutzer ein sehr funktionelles Modul zur Verfügung, um den gesamten Leuchtturm im Handumdrehen zu parametrisieren oder ihm ganz einfach eine neue Oberfläche, einen sogenannten Skin, zu verpassen.

Admin Area: Einfach und schnell alles im Griff

In der Admin Area können Benutzer, die mit administrativen Zugriffrechten ausgestattet sind, die eigenen Rechte und die Rechte anderer bearbeiten, korrigieren und verändern. Dabei werden Benutzer unterschiedlichen Statuszuständen gegenübergestellt und können blitzschnell zugeordnet werden. Weitere Highlights: Die sekundenschnelle Erfassung und Registrierung neuer Benutzer.

Fazit: Praxisorientiert, bewährt und unglaublich vielseitig

Keine Frage: SharePoint Leuchtturm gehört zu den Sharepoint-Anwendungen, die man ohne große Sorgen und ruhigen Gewissens gern weiterempfiehlt. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Tatsache, dass der Leuchtturm mit seinen zahlreichen Modulen immer „on the job“ entwickelt wurde. Das spricht zwar eigentlich dafür, dass es so gut wie keine Verspieltheiten geben sollte. Doch auch haben die Entwickler der COPiTOS ein paar kleine nette Gimmicks geschaffen, die das Benutzer-Herz höher schlagen lassen, ohne dabei auf Funktionalität und Leistung verzichten zu müssen: So ist beispielsweise die Hintergrundfarbe der Anwendung frei wählbar. Zu besonderen Anlässen – wie Weihnachten etc. – gibt es ein paar sehr attraktive kleine Extra-Überraschungen. Dennoch überzeugt SharePoint Leuchtturm eben nicht deswegen.

Das starke Plus dieser Anwendung liegt eindeutig in seiner bezaubernden Benutzerfreundlichkeit, seiner sinnvollen Modul-Vielfalt sowie in seiner auf das Tagesgeschäft ausgerichteten optimalen Leistungsfähigkeit.

Am 26.08.2015 hat Microsoft die SharePoint 2016 Preview Guide veröffentlicht

Das rund 20 Seiten große PDF-Dokument fasst die wichtigsten Informationen zu der neuen SharePoint-Version zusammen. Ich haben das Dokument angeschaut und die wichtigsten Punkte aufgelistet

Quelle: SharePoint Server 2016 Preview Reviewer’s Guide

  • SharePoint 2016 bietet eine neue Rollenverteilung an, was für einen sparsameren Umgang mit den System-Ressourcen (CPU, RAM, Festplatte) sorgen soll.
  • Während der Konfiguration der Farm oder des Einbindens eines neuen Servers in die Farm besteht nun die Möglichkeit, die Rolle wie z.B. Web Front End der Maschine festzulegen – das wurde auch mal Zeit 🙂
  • Im SharePoint können in einer Suchanwendung bis zu 500 Millionen Items indexiert werden.
  • Eine Datenbank kann bis zu 100 000 Site Collections speichern und verwalten
  • Die Upload-Größe ist auf 10GB begrenzt worden.
  • Das neue Responsive Design kann ohne Anpassungen auf mobilen Geräten über die Touch-Oberfläche bedient gesteuert und bedient werden.

 

 

SharePoint – Benutzergruppen ($Web.CreateDefaultAssociatedGroups)

Mal wieder etwas zum Thema „SharePoint-HowTo“ für alle, die das Problem vielleicht noch nicht kennen…

Wenn man eine SiteCollection über die CA anlegt, werden eine Hand voll SharePoint-Benutzergruppen automatisch erzeugt…dazu gehören unter anderem die Gruppen „Site Owner“, „SiteMember“ und „SiteVisitors“, die dann auch in den Web-Properties (z.B. „SPWeb.AssociatedOwnerGroup“) verewigt sind. Wenn man nun eine SiteCollection aus derselben Vorlage mit dem zugehörigen PowerShell-Befehl erzeugt („New-SPSite“), werden genau diese drei Standard-Gruppen nicht mit erzeugt und die entsprechenden SPWeb-Properties sind null.

Dies muss dann manuell erfolgen, bzw. mit einer Zeile entsprechenden PowerShell-Codes:

$Web.CreateDefaultAssociatedGroups($primaryOwner, $secondaryOwner, $title);

Erst dann klappt’s auch “mit dem Nachbarn” und man kann innerhalb eines derartigen Skripts auch das UI-Feature für die Standard-UI-Gruppen und –Berechtigungsstufen automatisiert aktivieren. Genau das läuft sonst nämlich auf einen Fehler, da es die o.g. Standard-Benutzergruppen erwartet.

Auf diese Art und Weise lässt sich auf der Entwicklungsumgebung eine spezifische SiteCollection per Skript beliebig oft löschen und neu erzeugen, inkl. Aktivierung aller notwenigen Features (echte Hilfe im Entwicklungsprozess, man erspart sich ein Haufen ständiger Klickerei).

Ein entsprechendes Beispiel findet ihr in der OptiBRP-Solution im Rollout-Ordner.

VisualWebparts – Properties

Im VisualStudio lassen sich wunderbar VisualWebparts entwickeln. Dabei kann man diese Teile mit einigen nützlichen Properties versehen (Title, Description, Group usw.). Soweit so gut…
Was nicht so wirklich nachvollziehbar ist, dass man das an zwei Stellen tun kann… einerseits in der „Element.xml“ und andererseits im „xxx.webpart“-File. Was einen aber wirklich Nerven kosten kann…
(
mal abgesehen von der Tatsache, dass die XML-Schemata voneinander abweichen und Copy/Paste hier keine gute Idee ist:
also „<Property Name=“Title“ Type=“string“ Value=“Titel“ />“ [Elements.xml]
vs. „<property name=“Title“ type=“string“>Titel</property>“ [xxx.webpart]
)
… ist, das die Properties abhängig davon, wo man sie definiert, unterschiedlich behandelt werden. Die Definition von „Title“ und „Description“ funktioniert z.B. an beiden Stellen, wobei die „Elements.xml“ gewinnt und die Angaben aus dem „xxx.webpart“-File überschreibt. Interessanter wird’s mit dem Property „Group“… das wird nämlich nur in der „Elements.xml“ berücksichtigt. Noch schöner ist das Property „CatalogIconImageUrl“, was wiederum nur berücksichtigt wird, wenn‘s denn im „xxx.webpart“-File definiert wurde.

SharePoint ist und bleibt eben ein „Geheimnis“ 🙂

Für „BigData“ ist SharePoint nicht wirklich geeignet – Critical Unknown SQL Exception 515 occurred

Folgender Fall… Eine Liste mit sehr vielen Spalten (Grenzwerte für die max. Anzahl von Spalten je Datentyp werden eingehalten; ebenso der Grenzwert für die Anzahl zulässiger Lookup-Spalten). Soweit so gut… Jetzt kommt man irgendwann auf die Idee, die Spalten-Anzahl innerhalb der Liste zu reduzieren und entfernt diverse Felder. Lesende Zugriffe funktionieren nach wie vor… ebenso auch das Update von vorhandenen Listeneinträgen. Wenn man allerdings einen neuen Listeneintrag hinzufügen will, krachts und man findet in etwa folgende Einträge im Log:

Critical Unknown SQL Exception 515 occurred. Additional error information from SQL Server is included below. Der Wert NULL kann in die tp_DocId-Spalte, dbo.AllUserData-Tabelle nicht eingefügt werden. Die Spalte lässt NULL-Werte nicht zu. Fehler bei INSERT. Die Anweisung wurde beendet.
System.Runtime.InteropServices.COMException: Exception from HRESULT: 0x80131904 at Microsoft.SharePoint.Library.SPRequestInternalClass.AddOrUpdateItem…

In den meisten Fällen verweist der Error-Code „0x80131904“ auf Speicherknappheit innerhalb der Content-Datenbank. Ganz so einfach ist das Ganze dann hier allerdings nicht…
Entscheidend ist der vorangegangene Fehler innerhalb des SQL-Servers („Der Wert NULL kann in die tp_DocId-Spalte, dbo.AllUserData-Tabelle nicht eingefügt werden.“).
In SharePoint werden die Inhalte aller Listen innerhalb der gleichen Tabelle in der Content-DB („AllUserData“) speichert. Bei einer Liste, die sehr viele Spalten enthält wird ein einzelner Listeneintrag allerdings auf mehrere Zeilen innerhalb dieser Content-DB-Tabelle verteilt. Welche Listenspalte dabei in welche Zeile in der Content-DB-Tabelle geschrieben wird, entscheidet der Parameter „RowOrdinal“ (standardmäßig „0“) der jeweiligen Listenspalte. Entscheidend hierbei ist, das innerhalb der Listendefinition die erste Spalte immer einen „RowOrdinal=0″ haben muss. Ist dies nicht der Fall, kommt es zu o.g. Fehlermeldung. So eine Konstellation kann leider entstehen, wenn aus einer Liste mit einer hohen Anzahl von Spalten (d.h. es sind Spalten mit RowOrdinal>0 enthalten) mehrere Spalten wieder gelöscht werden und dadurch die erste Spalte in der Listendefinition einen RowOrdinal>0 behält. Nachzuvollziehen ist das Ganze entweder über den SharePoint-Manager (dieser kann allerdings nur auf einem der Farm-Server genutzt werden), oder aber indem man die Liste als Vorlage speichert, das dadurch erzeugte „.stp“-File aus dem Listenvorlagen-Katalog herunter lädt, in „.cab“ umbenennt und sich die Manifest.xml anschaut.
Hier hilft nur, die Spaltenreihenfolge innerhalb der Listen-Konfiguration anzupassen, sodass die erste Spalte unbedingt einen RowOrdinal-Value von „0“ hat oder aber die „führenden“ Spalten mit RowOrdinal>0 zu entfernen und neu anzulegen. Was sagt uns das? Für „BigData“ ist SharePoint nicht wirklich geeignet… das gilt sowohl für die Listenbreite als auch für die Anzahl der Listeneinträge.