„Homeoffice“ wird für Unternehmer wahrscheinlich zum Schlagwort des Jahres 2020 werden. Während ein Großteil von ihnen das Homeoffice noch vor knapp sechs Monaten konsequent als sinnlos und für das eigene Unternehmen als irrelevant abgestempelt hat, ist die Arbeit von zu Hause für viele mittlerweile zur letzten Rettungsleine vor dem kompletten Stillstand des Unternehmens geworden.
Die Fragen, die sich die Unternehmen und Mitarbeiter nun stellen, drehen sich daher nicht mehr darum, ob die Arbeit im Homeoffice überhaupt sinnvoll ist, sondern darum, wie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Homeoffice besser, effizienter und sicherer gestaltet werden kann.
Bei der Suche nach neuen Tools, Tipps und Tricks für die Arbeit von zu Hause ist vielen dabei gar nicht bewusst, dass die Lösung vieler Probleme mit Microsoft Windows und einer Reihe von Microsoft-Tools schon quasi direkt auf der Festplatte liegt.
Kommunikation, Übersichtlichkeit und Produktivität
Das sind die Top Microsoft-Tools für:
- Microsoft Teams – Für die anspruchsvolle Verwaltung von Mitarbeitern und Aufgaben
- OneDrive – Dateien sammeln, kollaborieren und nie wieder verlieren
- Virtuelle Windows Desktops – Für die Trennung von Arbeit und Privatleben ist nicht immer ein Arbeits-PC oder -Notebook notwendig.
Kommunikation: Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams bietet Microsoft ein starkes Kooperationstool für Unternehmen aller Größen an, die in der Krisenzeit stärker auf die Arbeit im Homeoffice setzen müssen. Wie Hauptkonkurrent Slack, bietet MS Teams zahlreiche Funktionen an, die dezentralen Teams erleichtern miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten. Dazu gehören Chats (Gruppen & Privat), Anrufe, Videoanrufe, Sprachnachrichten und einfache Möglichkeiten, Termine & Meetings zu planen und durchzuführen.
Kleiner Tipp: Auch wenn Sie kein Office 365 Business Essentials Abo besitzen, ist MS Teams aufgrund der Corona-Krise aktuell für bis zu sechs Monate kostenlos zu haben.
Überblick: OneDrive
Ein Problem, das besonders kleinere Unternehmen bei der Arbeit mit Daten und Dateien im Homeoffice haben, ist die Organisation und Kollaboration der Mitarbeiter. Das System, sich gegenseitig Dateien per E-Mail zu schicken, stößt schnell an seine Grenzen, wenn auf einmal niemand mehr weiß, wer welche Dateien wann erhalten hat und welche Version gerade aktuell ist. Microsofts One Drive ist für viele Unternehmer daher zum Lebensretter geworden. Die Einrichtung ist einfach und schwupp haben alle Mitarbeiter Zugriff auf ein gemeinsames Speichersystem, auf dem alle Daten und Dateien sicher abgelegt werden können. Was auch nicht vergessen werden darf: Mit One Drive gehen Daten und Dateien auch nicht mehr so einfach verloren.
Und wie sieht es mit der Datensicherheit aus?
Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit oft damit gehadert, die Arbeit im Homeoffice als Option anzubieten, da sie befürchten, Dritte könnten Zugriff auf sensible Daten erhalten. Zum Glück ist der Datenschutz auf Windows-Plattformen mittlerweile recht einfach, sodass dem Zugriff Dritter auf Unternehmensdaten effektiv vorgebeugt werden kann.
Hier zwei einfache Tipps zum Schutz Ihrer Daten und Passwörter:
- Nutzen Sie einen Passwortmanager wie Lastpass, um sichere Passwörter zu erstellen, zu verwalten und einfach mit Kollegen oder Mitarbeitern zu teilen, ohne das Passwort als Klartext zu kommunizieren.
- Nutzen Sie einen VPN (Was ist ein VPN? – Hier geht es zur Erklärung), um Ihre Kommunikation und Daten effektiv vor Dritten zu schützen. So werden besonders W-Lan-Verbindungen um einiges sicherer, wenn Sie zum Beispiel auch mal von unterwegs über OneDrive auf Daten zugreifen wollen.
Produktivität: Virtueller Desktop
Die Verlagerung ins Homeoffice kam für viele Unternehmen und Mitarbeiter recht überraschend, weswegen nicht wenige Mitarbeiter ohne Arbeitsnotebook oder Arbeits-PC zu Hause arbeiten. Die Windows-Funktion zur Einrichtung virtueller Desktops ist besonders für diejenigen praktisch, die die private Nutzung und die Arbeit strikt voneinander trennen möchten, um sich nicht vom gewohnten Desktop ablenken zu lassen. So bleibt man produktiv und ist „auf Arbeit“, selbst wenn man gerade am eigenen PC sitzt.
Wie nutze ich die virtuellen Desktops von Windows 10?
Rufen Sie dazu einfach Ihre Windows Timeline unten links neben dem Windows-Symbol auf und klicken Sie auf „+ Neuer Desktop“.
Eine ausführlichere Anleitung finden Sie hier: Link
Soweit zu den Top 3 Windows-Tools für das Homeoffice. Einem effektiven Tag im Homeoffice sollte nun nichts mehr im Wege stehen.
Haben Sie ein Windows-Wunschthema, dass auf diesem Blog noch nicht angesprochen wurde?
Dann ab damit in die Kommentare und vielleicht kommt es ja als nächstes dran.
Ein Gastbeitrag von Sebastian R.