Vertrautmachen mit Teams und Kanälen in Microsoft Teams

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Vertrautmachen mit Teams und Kanälen in Microsoft Teams

Informationen zu Teams und Kanälen

Erstmal mit Theorie anfangen 🙂 – da müssen wir durch…

Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an einer wichtigen Aufgabe in Ihrer Organisation arbeiten. Das Team kann manchmal die gesamte Organisation umfassen.

Teams bestehen aus Kanälen, das heißt den Unterhaltungen, die Sie mit Ihren Teamkollegen führen. Jeder Kanal ist einem bestimmten Thema, einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Projekt gewidmet.

Das Team „ntaflos.de“ zum Beispiel verfügt über die Kanäle „Allgemein“, „Marketing“, „Finanzen“ und 3 weitere Kanäle. Alle Unterhaltungen, Besprechungen, Dateien und Apps im Kanal „Marketing“ beziehen sich auf Marketing, und der gesamte Inhalt dieses Kanals ist für alle Mitglieder des Teams „ntaflos.de“ verfügbar.

In Kanälen findet die eigentliche Arbeit statt: Hier werden Chats sowie Sprach- und Videoanrufe geführt, die dem gesamten Team offenstehen, und hier werden Dateien geteilt und Apps hinzugefügt.

Während Kanalunterhaltungen öffentlich sind, finden Chats nur zwischen Ihnen und einer anderen Person (oder einer Gruppe von Personen) statt. Sie können sie sich wie Chatnachrichten in Skype for Business oder anderen Nachrichten-Apps vorstellen.

Zur Kenntnisnahme: Wenn Sie in Teams offline oder in einem Netzwerk mit geringer Bandbreite arbeiten, können Sie zwischen Chats und Kanälen wechseln und weiterarbeiten. Sie sehen alles seit dem Zeitpunkt, zu dem die letzte Synchronisierung mit Ihrem Netzwerk stattgefunden hat, und Nachrichten werden nach und nach zugestellt, soweit die Bandbreite es zulässt. 

Wann ist es sinnvoll Teams Team bzw. Kanäle anzulegen?

Wann macht ein Teams Team Sinn?

Wir wissen ja, das es in einem Team grundsätzlich keine Berechtigungen gibt. Das heißt ein Team macht immer dann Sinn, wenn eine Gruppe von Personen gemeinsam an einem Ziel arbeitet. In dem Moment, wo ich unterschiedliche Personengruppen habe, brauche ich unterschiedliche Teams ! Wann mache ich einen Kanal und vor allem wann mache ich einen privaten Kanal? Für beides (und für die privaten Kanäle noch mehr) gilt:

So viele wie unbedingt notwendig, so wenig wie möglich!!!

Ich  sehe immer wieder, das – analog zu früheren Filesystemstrukturen oder dem Projektplan – Kanäle angelegt werden bei der Erstellung des Teams.

Die Erfahrung zeigt, das hier oft 2 Dinge passieren:

  • Die Nutzer verstehen die Struktur nicht und legen Dinge unterschiedlich ab 🙁
  • Kanäle verwaisen und werden nicht genutzt 🙁

In der Dokumentenbibliothek eines Kanals kann ich ja für die Ablage von Dokumenten weiterhin Ordnerstrukturen anlegen (auch hier ist die Empfehlung, so flach wie möglich)

Wann machen Kanäle Sinn?

  • Ich habe ein Team mit Kundenprojekten, wo ich für jedes Projekt einen Kanal anlege. Macht Sinn weil ich Projekte, die abgeschlossen sind, ausblenden kann.
  • Ich habe in einem Abteilungsteam mehrere “Subabteilungen “, die viel miteinander kommunizieren und die Unterhaltung “vollgemüllt” wird
  • Ich brauche Notifizierungen für unterschiedliche Personengruppen (würde auch über Tagging gehen)
    Dann kann ich im Kanal mit @Kanal nur diesen Kanal notifizieren und Teammitglieder, die den Kanal AUSGEBLENDET haben, bekommen die Notifizierung nicht mehr

Das heißt grundsätzlich empfehle ich, eher ohne vorgefertigte Kanalstrukturen anzufangen und Kanäle anzulegen, wenn es notwendig ist.

Wann machen PRIVATE Kanäle Sinn?

  • Wenn ein Teil des Teams Informationen NICHT SEHEN DARF !
  • Oft höre ich als Argument:
    “Ich mach einen privaten Kanal, weil die das nicht sehen brauchen.” – meine Frage ist dann immer: “BRAUCHEN die es nicht sehen oder DÜRFEN sie es nicht sehen ?”
    Und sehr oft ist nach einigem Nachdenken dann die Antwort “Naja, sehen DÜRFEN sie es schon, brauchen tun sie es nicht”
    Dann empfehle ich einen normalen Kanal.
  • Wo nutzen meine Kunde private Kanäle ?
    In einem Projekt-Team gibt es oft einen Projektleitungskanal, der privat ist. Weil dort oft Budgets und anderes besprochen wird
    Eine HR-Abteilung hat im HR-Team einen Recruting Kanal, der privat ist, weil nur die Recruting-MA die Infos der neuen Bewerber lesen sollen

Hinweise und Limitationen:

  • Es gibt ein Limit von 30 privaten Kanälen pro Team
  • jeder private Channel kann maximal 250 Mitglieder haben
  • Zur Sicherheit: Nur Mitglieder des Teams können Mitglieder eines privaten Kanals sein !
  • Folgende Tabs funktionieren NICHT im privaten Kanal: Stream, Planner, Forms
    (Natürlich kann ich einen Stream-Kanal einblenden und ein Formular..)
  • Und der private Kanal hat eine eigene SharePoint Site und damit eine eigene Dokumentenbibliothek – Vorsicht beim Syncen

Quelle: Microsoft & COPiTOS

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