Wenn ich mit Teams über Copilot spreche, kommt fast immer dieselbe Frage: „Was bekomme ich eigentlich ohne die kostenpflichtige Lizenz?“ Die Antwort ist seit Kurzem eine andere als noch vor ein paar Monaten. Copilot Notebooks, bisher ein reines Feature der Microsoft 365 Copilot Vollizenz, ist jetzt auch in der inkludierten Microsoft 365 Copilot Chat Variante verfügbar. Heißt konkret: Du kannst projektbezogen mit Copilot arbeiten, ohne extra dafür zu bezahlen.
Ich finde das aus zwei Gründen bemerkenswert. Erstens, weil Notebooks die Art verändert, wie man Copilot überhaupt sinnvoll einsetzt. Zweitens, weil der Funktionsumfang zwischen inkludierter und kostenpflichtiger Version fast identisch ist. Es gibt genau zwei Unterschiede, und die solltest du kennen, bevor du über ein Upgrade nachdenkst.
Warum das wichtig ist
Die meisten Menschen nutzen Copilot Chat wie eine bessere Suchmaschine: eine Frage, eine Antwort, nächster Chat. Das Problem dabei kennst du wahrscheinlich aus dem Alltag. Dein Wissen zu einem Projekt liegt verstreut in einzelnen Unterhaltungen, die du am nächsten Tag nicht mehr wiederfindest. Jeder neue Chat startet wieder bei null, ohne den Kontext, den du gestern mühsam aufgebaut hast.
Genau hier setzt ein Copilot Notebook an. Ein Notebook ist ein projektbezogener Arbeitsraum. Du legst Dateien, Notizen und Quellen zu einem Thema hinein, und Copilot arbeitet ausschließlich in diesem Kontext. Die Antworten sind auf deine hinterlegten Referenzen gegroundet, nicht auf das gesamte Internet oder einen beliebigen Verlauf. Das macht die Ergebnisse fokussierter und vor allem nachvollziehbarer. Für mich ist das der entscheidende Schritt von „Copilot beantwortet Fragen“ zu „Copilot arbeitet an meinem Projekt mit“.
Was sich ändert
Bisher war Notebooks an die Microsoft 365 Copilot Lizenz gebunden. Jetzt rollt Microsoft die Funktion tenant-weise auch für Copilot Chat Nutzer aus. Wichtig zum Verständnis: Copilot Chat ist die Variante, die für berechtigte Microsoft 365 Nutzer ohne Zusatzkosten enthalten ist. Eine Voraussetzung gibt es trotzdem: Zum Erstellen eines Notebooks braucht das Konto eine SharePoint- oder OneDrive-Lizenz (Service Plan). In den meisten Microsoft 365 Plänen ist das ohnehin der Fall.
Mit an Bord ist auch die Audio Overview. Das ist eine KI-generierte, dialogartige Audio-Zusammenfassung deiner Notebook-Inhalte, eine Art Podcast zum Anhören. Praktisch, wenn du dich auf dem Weg ins Büro noch einmal durch ein Projekt hören willst. Voraussetzung ist mindestens eine Referenzdatei im Notebook und ein kommerzielles Arbeits- oder Schulkonto (Entra ID). Deutsch wird als Sprache unterstützt.
Die zwei echten Unterschiede zur Vollizenz
Hier liegt der Kern, und ich finde es erfrischend ehrlich, dass die Grenze so klar gezogen ist. Es sind genau zwei Punkte:
- Die Quellentypen. In der inkludierten Version bindest du Standard-Quellen an: Dateien, die du hochlädst oder verlinkst, also PDF, Word, Excel, PowerPoint, Copilot Pages, Bilder, Audio und externe URLs. Mit der Microsoft 365 Copilot Vollizenz kommen drei premium-gebundene Quellentypen dazu, die du beim Hinzufügen von Referenzen als eigene Filter siehst: Besprechungen (aus Teams), E-Mails und Sites (ganze SharePoint-Sites). Damit ziehst du Meeting-Inhalte, Mails und Organisationswissen direkt als Referenz ins Notebook, ohne irgendetwas hochzuladen.
- Das Referenzlimit. In der inkludierten Version sind es bis zu 50 Referenzen pro Notebook, und alle 50 werden für das Grounding genutzt. Mit der Vollizenz kannst du mehr als 300 Referenzen hinzufügen, wobei die ersten 300 für das Grounding verwendet werden.
Mehr ist es nicht. Das Grundprinzip, die Bedienung und die Arbeitsweise sind identisch. Der Unterschied ist nicht „Feature an oder aus“, sondern die Reichweite der Wissensanbindung: Self-Service-Dateien auf der einen Seite, organisationsweite Live-Quellen auf der anderen.
Praktische Auswirkungen
Für persönliche Projekte und den Einstieg reicht die inkludierte Version locker. Ein Beispiel aus meinem Alltag: Ich bündle für einen Vortrag die relevanten Dokumente, ein paar Notizen und zwei, drei externe Artikel in einem Notebook. Copilot zieht die Argumentation daraus zusammen, ich lasse mir eine Audio Overview erzeugen und höre sie auf dem Weg zur Veranstaltung. Dafür brauche ich keine Premium-Lizenz und keine 300 Quellen.
Und selbst die fehlenden Quellentypen lassen sich teilweise umgehen. Ein Meetingtranskript kannst du zur Not manuell als Datei hochladen. Das ist weniger elegant als die direkte Teams-Anbindung, funktioniert aber. Der eigentliche Mehrwert der Vollizenz zeigt sich erst, wenn du im großen Stil mit lebendem Organisationswissen arbeitest: ganze SharePoint-Sites, laufende Postfächer, viele parallele Besprechungen als Referenz. Dann sind sowohl die Premium-Quellen als auch das höhere Limit ein echtes Argument.
Ein Punkt, den ich in Projekten immer betone: Notebooks umgehen keine Berechtigungen. Was du an Premium-Quellen anbindest, unterliegt denselben Zugriffsrechten wie sonst auch. Eine SharePoint-Site, die du nicht sehen darfst, wird auch im Notebook nicht plötzlich sichtbar. Das ist richtig so und nimmt einen Teil der typischen Governance-Sorge, ersetzt aber kein sauberes Berechtigungskonzept.
Meine persönliche Einschätzung
Ich halte diesen Schritt für klug. Notebooks sind aus meiner Sicht der beste Einstieg, um Menschen den Unterschied zwischen „mit einem Chatbot reden“ und „strukturiert mit KI arbeiten“ begreiflich zu machen. Genau dieser Aha-Moment war bisher hinter einer Lizenz versteckt. Dass er jetzt für alle Copilot Chat Nutzer zugänglich ist, senkt die Einstiegshürde für Adoption deutlich.
Gleichzeitig bleibe ich realistisch. Das 50-Referenzen-Limit und der fehlende Direktzugriff auf Meetings, Mails und Sites sind keine künstlichen Bremsen, sondern eine sinnvolle Grenze. Wer ernsthaft organisationsweit mit Copilot arbeitet, stößt schnell an diese Grenze, und genau dann ist die Vollizenz ihr Geld wert. Microsoft macht den Einstieg leicht und den Ausbau attraktiv. Das ist ein faires Modell.
Empfehlungen
- Prüfe zuerst, ob du Notebooks schon hast: Achte auf das Label unter deinem Namen in der Copilot App (Basic oder Premium) und öffne das App-Menü oben links (das 9-Punkte-Raster). Der Rollout läuft tenant-weise, bei manchen ist es schon da, bei anderen kommt es in den nächsten Wochen.
- Starte mit einem echten Projekt, nicht mit einem Test. Leg ein Notebook zu einer Sache an, an der du ohnehin arbeitest, und beobachte, ob die gegroundeten Antworten dir Zeit sparen.
- Nutze die Audio Overview bewusst für Wissensaufnahme unterwegs. Das ist mehr als eine Spielerei, wenn du viel pendelst oder Inhalte wiederholen willst.
- Wenn du regelmäßig an das 50-Referenzen-Limit stößt oder Meetings, Mails und Sites direkt anbinden willst, ist das dein konkreter, messbarer Business-Case für die Microsoft 365 Copilot Vollizenz.
- Für IT-Verantwortliche: Kommuniziere die Verfügbarkeit aktiv. Eine Funktion, die niemand kennt, erzeugt keine Adoption. Ein kurzer Hinweis im Intranet plus ein Beispiel-Notebook wirken mehr als jede Lizenzdiskussion.
Fazit
Copilot Notebooks ohne Zusatzlizenz ist eine der pragmatischsten Verbesserungen, die ich in letzter Zeit bei Copilot gesehen habe. Das Grundprinzip, projektbezogen und gegroundet mit KI zu arbeiten, verstehst und nutzt du ab heute ohne einen Cent extra. Die zwei Unterschiede zur Vollizenz sind klar benannt und leicht zu prüfen: mehr Quellentypen und ein höheres Limit. Mein Rat: Probier es an einem echten Projekt aus und entscheide dann anhand deines tatsächlichen Bedarfs, ob das Upgrade für dich Sinn ergibt. Hast du Notebooks schon getestet? Wofür würdest du es als Erstes einsetzen?