Plane effizientere Meetings mit Microsofts FindTime und verbessere die Produktivität deines Teams
Planung von Meetings ist oft eine Herausforderung, vor allem wenn jedes Teammitglied einen vollen Terminkalender hat. Microsofts FindTime-Add-In für Outlook kann hier eine großartige Lösung sein. Doch was passiert jetzt, da FindTime durch Scheduling Poll ersetzt wird? Keine Sorge, ich erkläre dir alles, was du wissen musst! 👍
Microsofts FindTime und Scheduling Poll
FindTime ist ein Add-In von Microsoft, das du in Outlook installieren kannst, um Besprechungsabstimmungen zu erstellen. Es hilft dir, den besten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden, bei dem alle relevanten Personen teilnehmen können.
Ab Mai 2023 wird FindTime allerdings durch Scheduling Poll ersetzt. Dieses neue Tool wird ähnliche Funktionen bieten und FindTime automatisch in allen unterstützten E-Mail-Clients ersetzen, darunter Outlook im Web, Outlook für Mac und Outlook für Windows.
Wie du mit FindTime den perfekten Termin findest
Die Suche nach dem perfekten Termin kann manchmal frustrierend sein. Mit FindTime wird dieser Prozess aber erheblich vereinfacht. Hier ist ein kurzer Überblick über die Schritte, die du durchführen musst:
- Erstelle eine neue E-Mail in Outlook und füge die Teilnehmer hinzu.
- Klicke auf „New Meeting Poll“.
- Wähle in der FindTime-Abstimmung die Besprechungsdauer, die Zeitzone, das Datum und die Zeit aus. Klicke auf „Next“, wenn du fertig bist.
- Im nächsten Schritt kannst du den Besprechungsort angeben und, wenn du Microsoft Teams verwendest, das Kontrollkästchen „Teams meeting“ aktivieren.
Tipps und Tricks für FindTime
FindTime bietet eine Menge hilfreicher Funktionen. Zum Beispiel zeigt das Tool die Verfügbarkeit aller Teilnehmer an und listet die Verfügbarkeit über verschiedene Zeitzonen hinweg auf. Darüber hinaus kannst du spezielle Einstellungen konfigurieren, wie zum Beispiel automatische Terminfestlegungen, wenn alle Teilnehmer sich auf eine Zeit geeinigt haben, oder E-Mail-Benachrichtigungen über Abstimmungs-Updates.
Wenn du Microsoft Teams für Online-Besprechungen verwendest, kannst du FindTime auch hier einsetzen. Wähle einfach das Kontrollkästchen „Teams meeting“ während der Erstellung der FindTime-Abstimmung aus. FindTime sendet dann automatisch die Einladung mit einem Teams-Besprechungslink.
Bereitstellung und E-Mail-Signaturen
Möchtest du, dass alle Benutzer in deiner Organisation FindTime nutzen? Dann beauftrage deinen Office 365-Administrator, das Add-In global in der Organisation auszuführen.
Und noch ein Tipp: Füge immer deine E-Mail-Signatur zu deinen Terminplanungsumfragen hinzu. Sie erhöht die Professionalität und Glaubwürdigkeit deiner Nachrichten.
Also, nutze FindTime und Scheduling Poll, um deine Besprechungen effizient und stressfrei zu planen! Mit der dadurch gewonnenen Zeit kannst du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Du hast noch Fragen? Schau dir unsere weiterführenden Artikel an und lass uns wissen, was du denkst! 💡👏🏻