Ob Lesezeichen oder Rich-Text-Bearbeitung – Microsoft Teams hält einige versteckte Funktionen bereit, die den Berufsalltag erleichtern können.
Durch den Trend zum Homeoffice ist Microsoft Teams in vielen Unternehmen schon zum unverzichtbaren Tool geworden. Ob Telefonate, Videokonferenzen oder Chats – die Kommunikation läuft zunehmend über Teams. Mit den Grundfunktionen sind Mitarbeiter zwar inzwischen vertraut, doch es gibt einige zusätzliche Einstellungen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind.
1. Lesezeichen
Es gibt Tage, an denen bei Microsoft Teams eine Flut an Nachrichten über die Mitarbeiter hineinbricht. In diesen Momenten fällt es schwer, den Überblick zu behalten – wichtige Nachrichten werden schnell überlesen und geraten in Vergessenheit.
Als äußerst nützlich erweisen sich in diesem Fall Lesezeichen. So lassen sich Nachrichten und Anhänge später viel leichter wiederfinden. Und so geht’s: Klicken Sie an einer Nachricht auf die drei Punkte für „Weitere Optionen“ und dann auf „Diese Nachricht speichern“. Um Ihre gespeicherten Nachrichten abzurufen, klicken Sie einfach in Teams oben rechts auf Ihr Profilbild und dann auf „Gespeichert“. Nun werden Ihnen auf der linken Seite alle Nachrichten angezeigt, für die Sie ein Lesezeichen gesetzt haben.
2. Rich-Text-Bearbeitung
Haben Sie in Microsoft Teams auch schon einmal versehentlich eine Nachricht versendet, weil Sie „Enter“ gedrückt haben, um in einer neuen Zeile weiterzuschreiben? Mit der Rich-Text-Bearbeitung lässt sich zum einen dieses Problem umgehen, zum anderen bietet Ihnen die Funktion viele Möglichkeiten wie Hervorhebungen, unterschiedliche Schriftgrößen oder andere Schriftfarben – ähnlich wie in Word.
Klicken Sie dazu einfach unter dem Eingabefeld für eine Nachricht auf das Symbol mit dem A und dem Pinsel. Jetzt können Sie eine Nachricht auch als wichtig markieren, Links einfügen – und bedenkenlos die Enter-Taste drücken.
3. Schnelle Nachricht über die Suchleiste und Pop-out-Chat
Wer in Microsoft Teams ein Dokument bearbeitet und zwischendurch mal eben eine Nachricht verschicken will, muss das aktuelle Fenster verlassen. Das ist unpraktisch und kostet Zeit. Nützlich ist daher die @mention-Funktion, mit der Sie eine schnelle Nachricht über die Suchleiste am oberen Bildschirmrand verschicken können. Geben Sie dazu einfach „@Anastasios Ntaflos“ im Eingabefeld ein. Danach können Sie in der Suchleiste Ihre Nachricht verfassen.
Wer länger an einem Dokument arbeiten muss und währenddessen zum Beispiel öfter den Chat aufrufen muss, greift besser auf eine andere nützliche Funktion zurück. So lassen sich Dokumente auch losgelöst von Teams öffnen: Über die drei Punkte für „Weitere Optionen“ rufen Sie „In Desktop-App öffnen“ oder „Im Browser öffnen“ auf und bearbeiten Ihre Dokumente dort. Praktisch: Änderungen werden dennoch im Dokument gespeichert, das in Microsoft Teams abgelegt ist.
Einzel- oder Gruppenchats lassen sich seit kurzem auch in einem separaten Fenster öffnen. Suchen Sie hierzu den gewünschten Chat und wählen über die drei Punkte für „Weitere Optionen“ die Funktion „Pop-out-Chat“ aus. Nun öffnet sich der Chat in einem neuen Fenster. So lassen sich Unterhaltungen auch bequem fortführen, während man sich in einer Besprechung befindet oder ein Dokument bearbeitet.
4. Besprechungen aufzeichnen
Sie möchten wichtige Meetings aufzeichnen, damit sich zum Beispiel Kollegen nach ihrem Urlaub schnell auf den aktuellen Stand bringen können? Mit der Aufnahmefunktion in Microsoft Teams zeichnen Sie Videokonferenzen und Gruppengespräche mit wenigen Klicks auf. Lediglich die Aufzeichnung von Einzelgesprächen wird noch nicht unterstützt.
Um eine Besprechung aufzuzeichnen, wählen Sie die drei Punkte für „Weitere Optionen“, sobald das Meeting gestartet wurde. Nun wählen Sie „Aufzeichnung starten“. Alle Teilnehmer der Besprechung erhalten darüber eine Benachrichtigung. Die Aufzeichnung wird in Microsoft Stream gespeichert und steht später allen Teilnehmern zur Verfügung.
5. Eigenes Hintergrundbild in Videokonferenzen
In Microsoft Teams stehen Ihnen für Videokonferenzen schon jetzt etwa 25 verschiedene Hintergrundbilder zur Verfügung, die Sie über den Menüpunkt „Hintergrundeffekte anzeigen“ wählen können. So ersparen Sie Ihren Kollegen und Kunden den tristen Anblick von Hotelzimmern, unaufgeräumten Büros im Homeoffice oder sorgen für gute Stimmung.
Denn auch die Einbindung eigener Hintergrundbilder ist möglich, wenngleich Microsoft diese Option noch nicht offiziell freigeschaltet hat. Bis dahin klappt es aber auch mit einem kleinen Trick: Rufen Sie dazu einfach unter Windows im Explorer „%AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads“ auf und legen dort Ihre gewünschten Bilder ab. Jetzt können Sie bei Ihrer nächsten Videokonferenz Ihren eigenen Hintergrund in Teams auswählen.
6. Filtern Sie Aktivitäten mit @mentions
Ihr Aktivitätenfeed hält Sie über die neuesten Unterhaltungen und Meldungen auf dem Laufenden. Wenn Sie nach @mentions filtern, können Sie persönliche To-dos von Informationsbeiträgen trennen und sich auf die wesentliche Kommunikation konzentrieren.
Als jemand, der mit Mitgliedern unseres Marketingteams in aller Welt zusammenarbeitet, erhalte ich sehr viele @mentions. Ich verwende den @mention-Aktivitätsfilter ständig, um mich zu vergewissern, dass ich auf dem neuesten Stand über alles bin, über das andere Leute mich in Kenntnis setzen möchten.
7. Markieren Sie spezifische Inhalte mit Lesezeichen
Mit einem Lesezeichen können Sie Nachrichten oder Anhänge für später speichern und häufig verwendete Informationen leichter wiederfinden. So müssen Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach wichtigen Nachrichten vergeuden!
Als Mitglied des Marketingteams bin ich mit einer nicht enden wollenden Flut von meist parallel zueinander laufenden Projekten konfrontiert und da den Überblick zu behalten, kann ziemlich aufwendig sein. Zum Glück hilft Teams mir mit dem Lesezeichen-Feature, die wichtigsten Nachrichten und Inhalte zu speichern, damit ich immer weiß, welche Aufgaben anstehen!
8. Videosynchronisierung oder -anruf blitzschnell
Wollten Sie schon jemals dem ewigen Hin und Her von E-Mails entkommen und einfach schnell mit einer Kollegin über Projekte sprechen? Mit Microsoft Teams können Sie genau das tun! Nun können Sie sich über einen schnellen Videochat oder Anruf miteinander absprechen und schneller die nötigen Infos erhalten. Häufig geht es weitaus schneller, direkt mit jemandem zu sprechen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, den Chat mit einer Person zu öffnen, die Sie per Anruf oder Videochat kontaktieren wollen, und die entsprechenden Video- oder Anrufsymbole oben rechts anzuklicken.
Meiner Meinung nach ist das eine der besten Funktionen von Microsoft Teams. Textnachrichten sind nicht immer die beste Kommunikationsmethode, besonders dann nicht, wenn etwas erklärt werden muss. Mit der Videoanruf- oder Synchronisierungsoption kann ich mit meinen Kolleginnen und Kollegen sprechen und dabei wertvolle Zeit sparen.