Microsoft Teams: 5 Tipps wie Sie mit Ihre Dateien in Teams umgehen.

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Microsoft Teams: 5 Tipps wie Sie mit Ihre Dateien in Teams umgehen.

Anastasios Ntaflos - ntaflos.de

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Hier sind ein paar praktische Tipps, mit denen Sie Ihre Dateien immer im Griff haben 🙂
1. Kennen Sie die Backends für Chats und für Team-Unterhaltungen

Vielleicht ist es überraschend für Sie, dass im Hintergrund für einzelne Microsoft Teams und Microsoft Team Chats nicht dieselben sind. Das Backend für ein Team ist eine SharePoint Online Website, das Backend für einen Chat ist in Wirklichkeit eine OneDrive-Website.
Und das ist nicht alles: Nur Personen in diesem Chat können auf die für Chats genutzte OneDrive Website zugreifen, in Teams-Threads geteilte Dateien sind für alle Mitglieder dieses Teams verfügbar.


2. Kanalnamen wirken sich auf den Namen des Dateiordners aus
two women standing beside brown board on wall: Photo by fauxels on Pexels.com

Bei der Erstellung eines neuen Kanals / Channel in einem Microsoft Teams Team wird dieselbe Backend-SharePoint Online Website im Dokumentabschnitt automatisch einen Dateiordner erstellen, der wie der Kanal benannt ist. Daher ist es äußerst wichtig, dass jeder Kanal von Anfang an richtig benannt ist. Nach der Erstellung des Ordners kann dieser nicht umbenannt werden 🙁 Achten Sie darauf, dass sich keine Tippfehler oder falschen Benennungen einschleichen!!! Tatsächlich hilft dann nur noch löschen und neu anlegen…


3. Legen Sie die Speicherung bei der Zusammenarbeit fest

Wichtig: Wenn Sie in Ihrem Team strukturierte Dateiformate verwenden, empfehle ich Ihnen, Dateien nicht direkt in Chats hochzuladen. Durch das direkte Hochladen erscheinen
Dateien unten in der allgemeinen Dateien-Registerkarte statt in dem für sie vorgesehenen Ordner. Einzelne Dateien können danach zwar in den richtigen Ordner verschoben werden,
dennoch ist das ein unnötiger weiterer Schritt; und wenn dieser nicht ausgeführt wird, kann das schnell eine chaotische Speicherung von Dateien nach sich ziehen.

laptop office working men: Photo by Canva Studio on Pexels.com

Stattdessen sollten Sie, wenn Sie über eine Ordnerstruktur verfügen, Teams -> Dateien aufrufen, den richtigen Ordner auswählen (oder ggf. erstellen) und die Datei in diesen Ordner hochladen. Sie können dann auf „Link kopieren“ klicken und somit ganz einfach einen direkten Link zu der Datei im Chat oder in Kanal-Unterhaltungen teilen. So ist es viel einfacher, Dateien organisiert abzulegen und gleichzeitig eine Unmenge einzelner Links zu vermeiden.


4. Vorsicht bei Linkberechtigungen in Microsoft Teams
cheerful young woman screaming into megaphone: Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

Sobald Sie die Datei zu einem Microsoft Teams Team oder in einem Microsoft Teams-Chat hochgeladen haben, wird sie zu einem SharePoint Online Item bzw. Objekt. Das bedeutet, dass die Freigabefunktionen von SharePoint Online und OneDrive auch in Microsoft Teams existieren! Wenn Sie also einen Link in Microsoft Teams kopieren, erhalten Sie dieselben grundlegenden SharePoint-Linkeinstellungen wie auch überall sonst in Microsoft 365.


5. Sie können Ihre Microsoft Teams-Dateien von Ihrem Desktop aus verwalten!
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Bevorzugen Sie einen traditionellen Datei-Explorer zur Verwaltung Ihrer Dateien in Teams? Kein Problem. Sie müssen dazu einfach nur den jeweiligen Kanal aufrufen, auf „Dateien“ und dann auf „In SharePoint öffnen“ klicken. So rufen Sie den entsprechenden Breadcrumb in SharePoint auf. Danach können Sie auf die Synchronisieren-Schaltfläche klicken.

Daraufhin wird nur der Inhalt in diesem Fenster synchronisiert. So müssen Sie nicht sämtliche Inhalte des gesamten Teams auf Ihrem Desktop synchronisieren.

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