Wie man Copilot von spezifischen Dokumenten blockiert

Microsofts jüngste Einführung von Sensitivity Label Einstellungen ist ein bedeutender Fortschritt zur Verbesserung der Datensicherheit in Office-Umgebungen. Dieser umfassende Leitfaden wird erläutern, wie diese Einstellungen genutzt werden können, um Copilot vom Zugriff auf bestimmte Dokumente abzuhalten und so sensible Informationen zu schützen.

Einführung in Sensitivity Labels

Sensitivity Labels sind ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheitsstrategien vieler Unternehmen. Sie klassifizieren und schützen Daten durch Verschlüsselung und Zugriffsrestriktionen. Mit der neuen Funktion können Unternehmen nun auch den Zugriff auf Inhaltsanalysedienste blockieren, was eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet.

Funktionsweise von BlockContentAnalysisServices

Die Funktion BlockContentAnalysisServices wird über Sensitivity Labels implementiert. Diese Labels verhindern, dass Anwendungen Dokumentinformationen an Inhaltsanalysedienste senden, was entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datensicherheit ist. Administratoren können diese Labels über PowerShell verwalten, was eine detaillierte und anpassbare Herangehensweise an den Datenschutz ermöglicht.

Implementierung der Sensitivity Labels mit PowerShell

Die Implementierung dieser neuen Einstellungen erfolgt hauptsächlich über PowerShell. IT-Administratoren können diese Einstellungen aktivieren und so einen maßgeschneiderten Schutz für sensible Dokumente sicherstellen.

Schritte zur Implementierung:

1. Erstellen eines neuen Sensitivity Labels: Definieren Sie ein Label, das die Blockierung von Inhaltsanalysediensten beinhaltet.
2. Anwenden des Labels auf Dokumente: Verwenden Sie PowerShell, um das Label auf die gewünschten Dokumente anzuwenden.
3. Verwalten und Überwachen: Stellen Sie sicher, dass die Labels korrekt angewendet werden und überwachen Sie den Zugriff.

Auswirkungen auf Copilot-Funktionen

Das Anwenden von Sensitivity Labels, die Inhaltsdienste blockieren, hat erhebliche Auswirkungen auf verschiedene Copilot-Funktionen in Office-Apps. Diese Einschränkungen betreffen insbesondere die Textzusammenfassung und Datenanalyse, die auf Inhaltsanalysen basieren.

Deaktivierte Funktionen:

1. Generierung von Zusammenfassungen: Copilot kann keine Zusammenfassungen mehr erstellen, wenn diese Labels aktiv sind.
2. Dateninsights: Die Fähigkeit, Dateninsights zu extrahieren, wird ebenfalls deaktiviert, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Informationen unbeabsichtigt geteilt werden.

Explizite Referenzen in Copilot

Trotz dieser Einschränkungen können Benutzer weiterhin explizit auf gesperrte Dokumente in ihren Copilot-Eingabeaufforderungen verweisen. Dies bedeutet, dass Copilot Zugriff auf Inhalte erhält, wenn der Benutzer dies ausdrücklich anfordert, was Flexibilität bietet und gleichzeitig die Sicherheit gewährleistet.

Herausforderungen und Einschränkungen

Die Einführung dieser Einstellungen bringt zwar erhebliche Sicherheitsvorteile, stellt jedoch auch einige Herausforderungen und Einschränkungen dar, insbesondere in Bezug auf andere integrierte Sicherheitsmaßnahmen.

Datenverlustverhinderung (DLP):

1. Deaktivierung von DLP-Richtlinienhinweisen: Funktionen wie DLP-Richtlinienhinweise in Outlook und Word werden deaktiviert, wenn diese Sensitivity Labels angewendet werden. Diese Hinweise sind jedoch wichtig, um Benutzer auf potenzielle Verstöße gegen sensible Informationen aufmerksam zu machen.
2. Auswirkungen auf die Betriebseffizienz: Das Fehlen von DLP-Richtlinienhinweisen kann die Workflow-Effizienz beeinträchtigen und die Fähigkeit zur Erkennung und Verwaltung sensibler Daten einschränken.

Erweiterung der Kontrolle auf Nicht-Office-Szenarien

Derzeit ist der Anwendungsbereich der Sensitivity Labels, die den Inhaltszugriff blockieren, auf Office-Apps beschränkt. Diese Einschränkung unterstreicht die Notwendigkeit einer breiteren Anwendung über alle Microsoft 365-Dienste hinweg, um eine umfassende Datenverwaltung sicherzustellen.

Anwendungsbereich

1. Andere Microsoft 365-Anwendungen: Andere Anwendungen wie Copilot für Microsoft 365-Chat können weiterhin auf gekennzeichnete Dokumente zugreifen, was potenziell Sicherheitslücken schafft.
2. Umfassende Governance: Unternehmen müssen Strategien entwickeln, die diese Kontrollen über Office-Apps hinaus erweitern, um einen robusten Datenschutz über alle Plattformen und Dienste hinweg zu gewährleisten.

Eingeschränkte M365-Suche

Neben der Blockierung der Inhaltsanalyse bietet Microsoft auch Optionen zur Einschränkung der Microsoft 365-Suche. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, den Zugriff auf sensible Informationen, die von M365-Suchdiensten indexiert werden, zu begrenzen und ergänzt die Einstellungen der Sensitivity Labels.

Suchbeschränkungen:

1. Beschränkung der Suche: Durch die Einschränkung der M365-Suche können Unternehmen kontrollieren, welche Informationen in ihrer Umgebung durchsucht werden können, und eine zusätzliche Schutzschicht hinzufügen.
2. Datenverwaltung: Diese Beschränkungen tragen dazu bei, dass sensible Informationen sicher bleiben und nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind, was die gesamte Datenverwaltungsstrategie unterstützt.

FAQs

Wie implementiere ich Sensitivity Labels, um Copilot zu blockieren?

Verwenden Sie PowerShell, um Sensitivity Labels zu erstellen und anzuwenden, die Inhaltsanalysedienste blockieren.

Welche Copilot-Funktionen werden durch Sensitivity Labels deaktiviert?

Funktionen wie die Generierung von Textzusammenfassungen und Dateninsights werden deaktiviert.

Können Benutzer weiterhin auf gesperrte Dokumente zugreifen?

Ja, Benutzer können weiterhin explizit auf gesperrte Dokumente in ihren Copilot-Eingabeaufforderungen verweisen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Nutzung von Sensitivity Labels?

Das Fehlen von DLP-Richtlinienhinweisen und die Auswirkungen auf die Workflow-Effizienz sind wesentliche Herausforderungen.

Wie kann die Kontrolle auf Nicht-Office-Szenarien erweitert werden?

Unternehmen müssen Strategien entwickeln, die diese Kontrollen über alle Microsoft 365-Dienste hinweg ausdehnen.

Wie funktionieren die Suchbeschränkungen in M365?

Durch die Einschränkung der Suche können Unternehmen den Zugriff auf indexierte sensible Informationen kontrollieren.

Zusammenfassung

Die Einführung von Sensitivity Labels und eingeschränkten M365-Suchoptionen durch Microsoft stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Datensicherheit für Office-Umgebungen dar. Diese Einstellungen verbessern den Schutz, bringen jedoch auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen sorgfältig navigieren müssen. Durch die Implementierung dieser Kontrollen können Unternehmen eine robuste Datensicherheit gewährleisten und die Vertraulichkeit sensibler Informationen wahren.