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11 Tipps für mehr Ordnung und Effizienz in Microsoft Teams

Microsoft Teams soll unsere Arbeitswelt einfacher machen, aber oft erleben wir das Gegenteil: Chaos, Unordnung und Ineffizienz. Deshalb habe ich hier elf Tipps zusammengestellt, um wieder Ordnung in die Teams-Umgebung zu bringen und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

Tipp #1: Teams-Erstellung beschränken

Wenn jeder im Unternehmen neue Teams erstellen kann, entsteht schnell Chaos. Beschränke den Kreis derer, die Teams erstellen dürfen – etwa auf Administratorinnen oder Projektleitende. So vermeidest du Redundanzen und sorgst für eine übersichtlichere Struktur.

Tipp #2: Nutzung von Teams und Kanälen definieren

Sollte ich ein neues Team oder nur einen neuen Kanal erstellen? Diese Frage kann für Verwirrung sorgen. Definiere deshalb klar, wann ein Team erstellt werden soll und wann ein neuer Kanal reicht. Zum Beispiel: Neue Teams für große Projekte, neue Kanäle für Aufgaben innerhalb dieses Projekts.

Tipp #3: Namenskonventionen etablieren

Ohne feste Regeln für die Namensgebung von Teams und Kanälen verliert man schnell den Überblick. Ein System wie „PRJ_XYZ“ für Projekte sorgt für klare Strukturen. Einheitliche Namen helfen enorm, Ordnung zu halten.

Tipp #4: Verhaltenscodex – Kommunikation und Zusammenarbeit regeln

Chats oder Kanäle? Lege fest, welche Art der Kommunikation wann genutzt wird. Ein Beispiel: Projektkommunikation gehört gebündelt in den Kanal – nicht in Direktnachrichten. So bleibt die Information für alle Beteiligten sichtbar.

Tipp #5: Archivierungslösung einsetzen

Teams haben einen Lebenszyklus. Alte Teams, die nicht mehr aktiv sind, sollten archiviert werden. Plane regelmäßige Überprüfungen und archiviere inaktive Teams, um die Struktur sauber zu halten.

Tipp #6: Reviews und Aufräumaktionen einplanen

Auch wenn die Teams-Struktur zu Beginn ordentlich ist – mit der Zeit schleicht sich Chaos ein. Plane alle sechs Monate eine „Aufräumaktion“ ein, um Unordnung zu beseitigen. Das sorgt nicht nur für eine bessere Struktur, sondern zeigt den Mitarbeitenden auch, dass Ordnung wichtig ist.

Tipp #7: Regelmäßige Coachings durchführen

Teams entwickelt sich ständig weiter, aber oft kennen die Mitarbeitenden die neuesten Funktionen gar nicht. Regelmäßige Updates oder kurze Online-Sessions helfen, alle auf dem Laufenden zu halten und die neuen Möglichkeiten zu nutzen.

Tipp #8: Standardisierte Vorlagen nutzen

Nutze standardisierte Vorlagen für häufige Teamstrukturen oder Kanäle. So wissen alle Beteiligten sofort, wo sie Informationen finden und wie sie arbeiten sollen. Das spart Zeit und schafft Klarheit, insbesondere bei wiederkehrenden Projekten oder Prozessen.

Tipp #9: Rollen und Verantwortlichkeiten klar festlegen

Definiere für jedes Team klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist für welche Inhalte zuständig? Wer moderiert die Diskussionen? Dies hilft nicht nur dabei, Verwirrung zu vermeiden, sondern fördert auch das Engagement und die Eigenverantwortung der Teammitglieder.

Tipp #10: Integration von Drittanbieter-Tools

Microsoft Teams lässt sich wunderbar mit anderen Tools integrieren, z. B. für Aufgabenverwaltung oder Projektmanagement. Nutze diese Möglichkeiten, um alle wichtigen Funktionen an einem Ort zu bündeln und den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen zu reduzieren. Das steigert die Effizienz und reduziert Ablenkungen.

Tipp #11: Benachrichtigungseinstellungen optimieren

Benachrichtigungen können sowohl hilfreich als auch störend sein. Passe deine Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Teams so an, dass du nur über wirklich wichtige Ereignisse informiert wirst. So kannst du Ablenkungen reduzieren und dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren. Ermutige auch dein Team, ihre Einstellungen zu optimieren, um eine produktivere Arbeitsumgebung zu schaffen.

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