Microsoft Outlook ist ein Programm, das im Software Paket von Microsoft Office enthalten ist. Laut Angaben der Firma Microsoft benutzen es weltweit mehr als 750 Millionen Menschen, vor allem für die Arbeit. In Unternehmen ist Outlook aufgrund seiner Vielseitigkeit nicht mehr wegzudenken. Trotzdem gibt es einige Funktionen und Feinheiten, die kaum benutzt werden, aber sehr hilfreich sein können.
1. Sichern Sie zunächst Ihr Outlook-E-Mail-Konto
Der Schutz Ihres E-Mail-Kontos ist einer der wichtigsten Zeitsparer in unserer Liste der Outlook-Tipps. Ihr E-Mail-Konto ist wichtig, da persönliche Informationen (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, erneut gesendete Kennwörter usw.) häufig an Ihre E-Mail-Adresse gebunden sind. Wenn jemand anderes auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen kann und das Ergebnis auf Kennwort oder Finanzdaten zugreifen kann, könnten Sie buchstäblich Stunden damit verbringen, den Schaden zu beheben.
2. Schützen Sie Outlook-E-Mails, indem Sie sie sichern
Wenn Sie jemals versehentlich eine wichtige E-Mail gelöscht oder verlegt haben, wissen Sie, wie unbequem (und manchmal peinlich) dies sein kann. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Outlook-E-Mail verloren haben, verlieren Sie auch den Zugriff auf die darin gespeicherten E-Mail-Nachrichten – es sei denn, Sie hatten Backups.
3. Professionellen E-Mail-Signatur
Ihre E-Mails können einen starken Eindruck bei Ihren Kontakten hinterlassen. In der Tat bestimmt Ihre E-Mail manchmal den ersten Eindruck, den ein potenzieller Kunde von Ihnen hat. Und das Aussehen Ihrer E-Mail spielt eine wichtige Rolle in dem, was andere von Ihnen denken. Eine Möglichkeit, Ihre E-Mail-Nachrichten attraktiver zu gestalten, ist das Hinzufügen einer professionellen E-Mail-Signatur.
4. Sparen Sie Zeit mit einfachen Tastenkombinationen
Keine Liste von Outlook-Tipps und -Tricks ist vollständig, ohne Tastenkombinationen. Wie bei den meisten Software-Tools können Sie das Menüsystem umgehen und Tastenkombinationen für allgemeine Aufgaben verwenden. Wenn Sie gerade E-Mail-Nachrichten schreiben, ist es oft schneller, die Tastatur zu verwenden, als ein Menü und manchmal ein Untermenü zu öffnen.
>> Hier geht es zu den Tastenkombinationen
5. Planen Sie eine Nachricht für die zukünftige Lieferung
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten morgen einen E-Mail-Statusbericht an Ihren Chef senden, damit er sich am Morgen gleich in ihrem E-Mail-Posteingang befindet. Das einzige Problem ist, dass Sie erst um 9:00 Uhr morgens mit der Arbeit beginnen und Ihr Chef um 7:00 Uhr morgens hereinkommt. Mit der Funktion Future Delivery schreiben Sie die Nachricht einfach am Abend zuvor und vereinbaren Sie die Lieferung um 6:45 Uhr.
6. Versendens großer Dateien
Wenn Sie eine wirklich große Datei senden müssen, denken Sie möglicherweise, dass dies mit Outlook nicht möglich ist. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Größe zu begrenzen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Datei(en) an den vorgesehenen Empfänger zu senden:
- Verwenden Sie die automatische Größenanpassung von Outlook.
- Die Datei vor dem Senden komprimieren.
- Senden Sie die Datei über Microsoft OneDrive.
7. Gelesene Nachrichten kennzeichnen
Nutzen Sie das praktische Vorschaufenster, um Ihre neuen E-Mails zu „überfliegen“? Diese Nachrichten werden häufig nicht als gelesen markiert, erscheinen nach wie vor in fetter Schrift. So behalten Sie den Überblick: Im Outlook-Programmfenster klicken Sie auf Extras, Optionen …, Weitere und Lesebereich. Klicken Sie anschließend auf den Eintrag Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren, um davor einen Haken zu setzen.
8. Empfängeradressen verstecken
Wollen Sie, dass die Empfängeradresse einer E-Mail für weitere Adressaten unsichtbar bleibt? Dann müssen Sie die „geheimen“ Adressen in die BCC-Zeile (Blind-Carbon-Copy) tippen. Ist diese Zeile versteckt, machen Sie sie wieder sichtbar: Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Neu. Geben Sie einen Empfänger ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Optionen. Im erscheinenden Menü klicken Sie auf Bcc. Daraufhin erscheint die BCC-Zeile unter dem Adressfeld: Tippen Sie den Empfänger ein, der unsichtbar bleiben soll.
9. Rechtschreibung automatisch prüfen
E-Mails voller Schreibfehler machen keinen guten Eindruck. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Ihre Nachrichten vor dem Versand auf Rechtschreibfehler überprüfen lassen. Starten Sie Outlook. Dann klicken Sie auf Extras. Es folgen Mausklicks auf die Einträge Optionen … und Rechtschreibung. Klicken Sie auf das Kästchen neben Rechtschreibung immer vor dem Senden prüfen, sodass im Kästchen ein Haken erscheint. Schließen Sie das folgende Fenster mit einem Klick auf OK. Künftig prüft Ihr E-Mail-Programm alle Nachrichten vor dem Versand automatisch auf Fehler.
10. Verschiedene Absender auswählen
Sie haben mehrere E-Mail-Konten eingerichtet? Dann ist es wichtig, je nach Empfänger den richtigen Absender zu wählen. Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Neu. Klicken Sie danach auf Konten und auf das Konto des Absenders, den Sie benutzen möchten, etwa 2Julias Mails.
