SharePoint Leuchtturm von COPiTOS

SharePoint Leuchtturm von COPiTOS – ein modulares Lösungssystem mit Weitsicht

Wer SharePoint Leuchtturm bereits kennt, der wird sich mit Sicherheit schon gefragt haben, wie man darauf kommt, ein derart vielseitiges Modulpaket mit sehr unterschiedlichen Nutzen zu entwickeln. Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten machen dabei deutlich, dass eine Anwendung durchaus davon lebt, dass sie in ganz unterschiedlichen Konstellationen und in verschiedenen Augenblicken zum Einsatz kommt.

„Am Anfang hatten wir nicht vor, ein modulares Anwendungssystem zu entwickeln – am Anfang mussten wir einfach Löcher in diversen Betriebsabläufen stopfen. Und zwar von jetzt auf gleich“, mit einem Lächeln beschreibt Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter der COPiTOS GmbH, den Ursprung, aus dem heraus SharePoint Leuchtturm entstanden ist. Ntaflos weiter: „Jeder SharePoint-Entwickler kennt die typischen Problematiken, die beim Daily Business im Workflow entstehen. Die Kunst besteht jedoch darin, diesen Herausforderungen zu begegnen.

Denn jede Herausforderung ist ja in erster Linie auch mindestens eine Chance. Später erst stellt man fest: Diese oder jene Anwendung bietet Raum für sehr viel mehr.“ Uwe Kirchhoff, Geschäftsführer der COPiTOS GmbH ergänzt: „Wichtig ist, Anwendungen zu schaffen, die einerseits höchste Funktionalität bieten, andererseits aber dem Bearbeiter eine einfache und optisch reizvolle Umgebung bieten, in denen er mit wenigen Handgriffen, alle Arbeiten in kürzester Zeit durchführen kann. Daher bietet SharePoint Leuchtturm jedem User eine visuell und technisch äußerst ausgereifte Benutzeroberfläche, die sogar individuell anpassbar ist.“

Mit der Namensfindung für die Anwendung tat man sich zunächst entsprechend schwer bei der COPiTOS. Anastasios Ntaflos: „Wir hatten am Anfang eine interne Bezeichnung gefunden, die aber weder den vielschichtigen Nutzen der einzelnen Module voll und ganz gerecht wurde, sondern stattdessen eigentlich nur das erste Modul ganz treffend beschrieb. Also, haben wir mit der Zeit nach einem Namen gesucht, der allem gerecht wird. So kamen wir schließlich auf den Leuchtturm.“ Eine treffliche Wahl, denn der Leuchtturm steht als Symbol für die Rettung in Not geratener Schiffe und deren Besatzungen. Dabei transportiert der Leuchtturm einerseits verlässlich Licht ins Dunkel, andererseits zeigt er auch den Kurs an, mit dem man sich aus einer Notsituation sicher hinausmanövrieren kann. Ganz genau so verhält es sich auch mit SharePoint Leuchtturm. Nur das die Lösungsmodule der COPiTOSAnwendung wesentlich schneller greifen, als ein Lichtsignal in stürmischer See. Diesen Umstand verdankt der User im Übrigen einer sehr patenten und funktionell überzeugenden Kommandobrücke: seiner Bedieneroberfläche. Kirchhoff: „In der Notsituation muss jeder Handgriff sofort sitzen, jede Entscheidung unmittelbar zum Erfolg führen. Darauf haben wir vom ersten Moment an sehr großen Wert gelegt.“ So lassen sich neben etlichen Filtermöglichkeiten beispielsweise auch Gruppierungen per Drag & Drop vornehmen.

Das erste Modul, mit dem die COPiTOS den Grundstein für die heutige Anwendung legte, diente der Überprüfung der Funktionsfähigkeit bestehender URLs.

SiteChecker: Mit begrenzten Rechten jederzeit diverse Websites kontrollieren

Gerade in großen Unternehmen, Konzernen oder Konzerntöchtern gibt es immer wieder Probleme mit Zugriffsrechten. Die meisten Produktmanager haben nur sehr begrenzte Zugriffsoptionen – müssen jedoch jederzeit die Erreichbarkeit diverser Websites kontrollieren. Dieser Umstand führte zur Entwicklung des SiteChecker auf Basis von SharePoint. Die Funktionsweise ist dabei verblüffend einfach gehalten: Listenweise (wahlweise in MS Excel) werden URLs abgefragt. Über einen Start-Button oder über eine definierte Zeitvorgabe wird die Liste dann in kürzester Zeit geprüft. Fehler werden farblich gekennzeichnet und können gruppiert hervorgehoben werden. Reports sind zu jeder Zeit ganz einfach per Mausklick möglich. So kann jeder Benutzer bei Nachfragen schnell und unmittelbar seinen Status-Bericht vorlegen. Uwe Kirchhoff: „Den SiteChecker haben wir zunächst nur für uns selbst und unsere Abläufe entwickelt. Schon bald jedoch wunderte sich einer unserer Auftraggeber, wie wir immer so schnell alle relevanten Reports liefern konnten und wollte genau diese Anwendung von uns auch nutzen.“ So wurde aus dem SiteChecker das erste Modul im SharePoint Leuchtturm.

Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter bei der COPiTOS: „Der SiteChecker war in jeglicher Hinsicht für uns eine erfolgreiche Entwicklung. Wir profitieren noch heute jeden Tag davon, dass wir auf einen Klick binnen weniger Sekunden wissen, ob es irgendwo im Web bei unseren Kunden hakt.“ Auch die weiteren Module des Leuchtturms haben Ihren Ursprung in den Fehlerquellen alltäglicher Betriebsabläufe.

LogAnalyzer: Fehler schnellstmöglich finden, analysieren und bereinigen

Die detaillierte Auswertung von Log-In-Files kann mitunter zeitraubend sein, vor allem dann, wenn dahinter große Datenvolumen stehen. „Eine schnelle Fehlerbehebung ist immer das Ergebnis einer genauen Analyse. Gleichzeitig aber ist es immer sehr ermüdend, lange Listen mit dem eigenen Auge am Bildschirm durchgehen zu müssen“, so Uwe Kirchhoff. Um eine sehr schnelle Analyse bei einem sehr großen Kunden jederzeit durchführen zu können, entwickelte die COPiTOS mit dem LogAnalyzer ein Modul, mit dem ganz einfach per Mausklick Inhalte der Log-Files grafisch dargestellt werden können. Dabei ist jedem Fehlerlevel ein Chart zugeordnet. Die Häufigkeit pro Frontendserver kann so auf einen Blick erfasst werden. Kirchhoff weiter: „Der User erkennt blitzschnell das Ausmaß fehlerhafter Files und kann sofort reagieren, indem er entscheidet, welche Files noch einmal eingelesen werden bzw. regelmäßig eingelesen werden sollen.“

GanttViewer: Richtig Planen leicht gemacht

Ein weiteres sehr vielversprechendes Modul im SharePoint Leuchtturm ist der GanttViewer, der insbesondere Planern das Arbeiten sehr viel leichter macht. Entwickelt wurde diese Anwendung als praktisches Tool für die Urlaubsplanung und Verwaltung. Anastasios Ntaflos: „Eine langfristig verlässliche Urlaubsplanung ist für jedes Unternehmen die Basis für einen erfolgreichen Workflow. In den meisten Unternehmen bedeutet Urlaubsplanung jedoch „Papierkrieg“, hohe Verwaltungsaufwände und letztlich Unpässlichkeiten an sensiblen Stellen. Dabei wünscht sich doch jeder, mit Freude den eigenen Urlaub zu genießen.“ Um insbesondere den Papier- und Verwaltungsaufwand zu begrenzen, wurden alle wichtigen Abläufe wie Antragstellung, Freigaben, Schriftverkehr und die Übersicht digitalisiert. Alles, was gebraucht wird, sind dann ein Anfangs- und ein Enddatum – das Modul erstellt schließlich ein übersichtliches Gantt-Diagramm, benannt nach seinem Erfinder, dem amerikanischen Unternehmensberater Henri L. Gantt (1861 – 1919).

„Interessant ist der GanttViewer aber insbesondere auch für Projektmanager und Planner“, so Ntaflos, „denn es können auch Projekte sowohl als Ganzes, als auch in Einzelschritten geplant und angelegt werden. Verknüpfungen zwischen Projekten und zugeteilten Mitarbeitern sind ebenfalls möglich.“ Auf diese Weise ergibt sich ein komplexes Tool, mit dessen Hilfe Teams und Arbeitsschritte miteinander getaktet werden können, bzw. mögliche Vakanzen oder Engpässe aufgezeigt werden können. Uwe Kirchhoff: „Mit dem GanttViewer besitzt man eine sehr gute und umfassende visuelle Darstellung, die sofort Warnhinweise gibt, wenn Engpässe drohen. Ohne dabei Verwaltungsaufwände durch händische Bearbeitung zu produzieren und so gleichzeitig Zeit zu verlieren. Der klare Vorteil: Man weiß wirklich sofort, wenn es irgendwo brennt.“

TFS Log Monitoring: Prüfen und Auswerten von Dateien eines Team Foundation Servers

Dieses Modul ermöglicht es seinem Benutzer, LogFiles eines Team Foundation Servers auszuwerten. Unterschieden werden dabei Files der folgenden Kategorien: Transactional, Differential Backup, Delete old backup und Full Backup. Außerdem können Zeitintervalle gesetzt werden, um diese Vorgänge zu automatisieren.
Wird ein Fehler in einer Login-Datei einer der Kategorien gefunden, so erscheint diese Kategorie in Rot – andernfalls in Grün. Per einfachen Mausklick gelangt der Benutzer schließlich zu seinen Files und kann diese ganz einfach öffnen.

Gruppen-RechteViewer: Fehler sofort im Blick

Die Verwaltung von Rechten wird in einem weiteren separaten Modul von SharePoint Leuchtturm gehandhabt. Äußerst praktisch ist auch hier, dass man alle relevanten Prozessdaten auf einen Blick hat und bei Bedarf Fehler sofort beheben kann. Uwe Kirchhoff: „Je komplexer eine Farm, desto mehr Fehlerquellen gibt es speziell bei der Rechtevergabe. Das ist leider ein urtypisches Phänomen, das sich nur sehr schwer beeinflussen lässt. Was wir aber beeinflussen können, ist die Lösung derartiger Probleme.
Und genau dafür haben wir diese Modul entwickelt.“

Konfiguration: Der Bausatz für den eigenen Leuchtturm

Mit Konfiguration hat man als Benutzer ein sehr funktionelles Modul zur Verfügung, um den gesamten Leuchtturm im Handumdrehen zu parametrisieren oder ihm ganz einfach eine neue Oberfläche, einen sogenannten Skin, zu verpassen.

Admin Area: Einfach und schnell alles im Griff

In der Admin Area können Benutzer, die mit administrativen Zugriffrechten ausgestattet sind, die eigenen Rechte und die Rechte anderer bearbeiten, korrigieren und verändern. Dabei werden Benutzer unterschiedlichen Statuszuständen gegenübergestellt und können blitzschnell zugeordnet werden. Weitere Highlights: Die sekundenschnelle Erfassung und Registrierung neuer Benutzer.

Fazit: Praxisorientiert, bewährt und unglaublich vielseitig

Keine Frage: SharePoint Leuchtturm gehört zu den Sharepoint-Anwendungen, die man ohne große Sorgen und ruhigen Gewissens gern weiterempfiehlt. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Tatsache, dass der Leuchtturm mit seinen zahlreichen Modulen immer „on the job“ entwickelt wurde. Das spricht zwar eigentlich dafür, dass es so gut wie keine Verspieltheiten geben sollte. Doch auch haben die Entwickler der COPiTOS ein paar kleine nette Gimmicks geschaffen, die das Benutzer-Herz höher schlagen lassen, ohne dabei auf Funktionalität und Leistung verzichten zu müssen: So ist beispielsweise die Hintergrundfarbe der Anwendung frei wählbar. Zu besonderen Anlässen – wie Weihnachten etc. – gibt es ein paar sehr attraktive kleine Extra-Überraschungen. Dennoch überzeugt SharePoint Leuchtturm eben nicht deswegen.

Das starke Plus dieser Anwendung liegt eindeutig in seiner bezaubernden Benutzerfreundlichkeit, seiner sinnvollen Modul-Vielfalt sowie in seiner auf das Tagesgeschäft ausgerichteten optimalen Leistungsfähigkeit.

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