Kategorien-Archiv Projekte

Preview: OneDrive for Business

Neuer OneDrive for Business und OneDrive Client für Windows und MacOS verfügbar.
(Hinweis: es ist eine Preview)

Download des neuen Onde unter ondedrive.microsoft.com

New features (OneDrive for Business Next Gen Sync Client, Release Notes for PC build 17.3.5973.0929):

  • Enable add OneDrive for Business (SharePoint Online) account configuration and service discovery
  • Sync OneDrive for Business files
  • Selective Sync

DocAve SharePoint Migration – Best Practice

DocAve SharePoint Migration – Best Practice

Meine Persönliche TopTen:

  1. Protokolleinstellungen: Stellen Sie die Protokolleinstellungen der Pläne immer auf Detailliert!!
  2. Agentengruppen: Konfigurieren Sie für die Migration dedizierte Agentengruppen und weisen diesen die Agenten (SharePoint Server) zu, welche für die Migration verwendet werden sollen. Auf diese Weise lässt sich die Last der Systeme besser steuern.
  3. Benutzerbenachrichtigung: Konfigurieren Sie die Benutzerbenachrichtigung, um über den Ausgang der Migrationsläufe per Mail informiert zu werden.
  4. Migrationsplanumfang: Erzeugen Sie im Idealfall Migrationspläne, die eine Site Collection umfassen. Viele Einstellungen, die migriert werden sollen, wurden auf dieser Ebene getätigt und von hier aus vererbt. Sofern eine Restrukturierung während der Migration erfolgt, beginnen Sie mit der Migration der Site Collection und migrieren anschließend die Inhalte der Unterstruktur an die jeweilige Zielposition.
  5. Quelle-/Ziel-Auswahl: Sollte für einen Plan keine Vorschau angezeigt werden können und die entsprechenden Schaltflächen für Speichern und Ausführen im Ribbon ausgegraut sein, so prüfen Sie Ihre Auswahl in der Quelle. Sind untergeordnete Objekte ausgewählt und Teilbäume nicht erweitert, ist es nicht ersichtlich, dass eine Auswahl erfolgt ist. Aktualisieren Sie eventuell den gesamten Strukturbaum und treffen eine erneute Auswahl.
  6. Migrationsziel: Als Migrationsziel kann auf eine bereits erstellte Site Collection (oder einen anderen Container) oder aber nur auf den ausgewählten Pfad referenziert werden. Ist kein Zielcontainer angelegt worden, so wird dieser während der Migration automatisch angelegt und sofern anwendbar die Einstellungen der Quelle übernommen.
  7. Wiederverwendbarkeit: Speichern Sie Migrationspläne, Profile, Filter und Mappings und verwenden sprechende Namen. Alle Objekte können im Migrations- oder anderen Modulen wiederverwendet werden. Das Verwenden sprechender Namen erleichtert die Identifizierung der Objekte und ihrer Kunfiguration. Ferner wird ein gespeicherter und ausgeführter Plan im Job Monitor unter diesem Namen gelistet. Erarbeiten Sie in der Projektplanungsphase eine individuelle Namenskonvention, die von allen Projektbeteiligten befolgt wird. Denken Sie daran, eine Markierung zu definieren, die signalisiert, dass ein Objekt nicht geändert werden darf.
  8. Gleichzeitige Ausführung: Es wird empfohlen nicht mehr als 5 Migrations Jobs parallel auszuführen. Werden mehrere Jobs gleichzeitig ausgeführt, arbeiten diese am besten auf unterschiedlichen Inhaltsdatenbanken. Vermeiden Sie das gleichzeitige Ausführen mehrere Migrations Jobs auf einer Site Collection.
  9. Plangruppen: Verwenden Sie Plangruppen, um mehrere Jobs zusammen zu fassen und bei Bedarf eine Abhängigkeit der Jobs voneinander zu konfigurieren. Ferner können Sie auf die se Art eine sewuentielle Ausführung mehrerer Jobs konfigrieren.
  10. Job Monitor: Verwenden Sie den Job Monitor, um sich über die Ergebnisse des Migrations Jobs im Detail zu informieren. Elemente, die übersprungen wurden oder fehlgeschlagen sind, werden hier mit dem entsprechenden Grund aufgelistet. Bei Bedarf können Sie Logs direkt aus dem Job Monitor exportieren.

 

SharePoint Leuchtturm von COPiTOS

SharePoint Leuchtturm von COPiTOS – ein modulares Lösungssystem mit Weitsicht

Wer SharePoint Leuchtturm bereits kennt, der wird sich mit Sicherheit schon gefragt haben, wie man darauf kommt, ein derart vielseitiges Modulpaket mit sehr unterschiedlichen Nutzen zu entwickeln. Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten machen dabei deutlich, dass eine Anwendung durchaus davon lebt, dass sie in ganz unterschiedlichen Konstellationen und in verschiedenen Augenblicken zum Einsatz kommt.

„Am Anfang hatten wir nicht vor, ein modulares Anwendungssystem zu entwickeln – am Anfang mussten wir einfach Löcher in diversen Betriebsabläufen stopfen. Und zwar von jetzt auf gleich“, mit einem Lächeln beschreibt Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter der COPiTOS GmbH, den Ursprung, aus dem heraus SharePoint Leuchtturm entstanden ist. Ntaflos weiter: „Jeder SharePoint-Entwickler kennt die typischen Problematiken, die beim Daily Business im Workflow entstehen. Die Kunst besteht jedoch darin, diesen Herausforderungen zu begegnen.

Denn jede Herausforderung ist ja in erster Linie auch mindestens eine Chance. Später erst stellt man fest: Diese oder jene Anwendung bietet Raum für sehr viel mehr.“ Uwe Kirchhoff, Geschäftsführer der COPiTOS GmbH ergänzt: „Wichtig ist, Anwendungen zu schaffen, die einerseits höchste Funktionalität bieten, andererseits aber dem Bearbeiter eine einfache und optisch reizvolle Umgebung bieten, in denen er mit wenigen Handgriffen, alle Arbeiten in kürzester Zeit durchführen kann. Daher bietet SharePoint Leuchtturm jedem User eine visuell und technisch äußerst ausgereifte Benutzeroberfläche, die sogar individuell anpassbar ist.“

Mit der Namensfindung für die Anwendung tat man sich zunächst entsprechend schwer bei der COPiTOS. Anastasios Ntaflos: „Wir hatten am Anfang eine interne Bezeichnung gefunden, die aber weder den vielschichtigen Nutzen der einzelnen Module voll und ganz gerecht wurde, sondern stattdessen eigentlich nur das erste Modul ganz treffend beschrieb. Also, haben wir mit der Zeit nach einem Namen gesucht, der allem gerecht wird. So kamen wir schließlich auf den Leuchtturm.“ Eine treffliche Wahl, denn der Leuchtturm steht als Symbol für die Rettung in Not geratener Schiffe und deren Besatzungen. Dabei transportiert der Leuchtturm einerseits verlässlich Licht ins Dunkel, andererseits zeigt er auch den Kurs an, mit dem man sich aus einer Notsituation sicher hinausmanövrieren kann. Ganz genau so verhält es sich auch mit SharePoint Leuchtturm. Nur das die Lösungsmodule der COPiTOSAnwendung wesentlich schneller greifen, als ein Lichtsignal in stürmischer See. Diesen Umstand verdankt der User im Übrigen einer sehr patenten und funktionell überzeugenden Kommandobrücke: seiner Bedieneroberfläche. Kirchhoff: „In der Notsituation muss jeder Handgriff sofort sitzen, jede Entscheidung unmittelbar zum Erfolg führen. Darauf haben wir vom ersten Moment an sehr großen Wert gelegt.“ So lassen sich neben etlichen Filtermöglichkeiten beispielsweise auch Gruppierungen per Drag & Drop vornehmen.

Das erste Modul, mit dem die COPiTOS den Grundstein für die heutige Anwendung legte, diente der Überprüfung der Funktionsfähigkeit bestehender URLs.

SiteChecker: Mit begrenzten Rechten jederzeit diverse Websites kontrollieren

Gerade in großen Unternehmen, Konzernen oder Konzerntöchtern gibt es immer wieder Probleme mit Zugriffsrechten. Die meisten Produktmanager haben nur sehr begrenzte Zugriffsoptionen – müssen jedoch jederzeit die Erreichbarkeit diverser Websites kontrollieren. Dieser Umstand führte zur Entwicklung des SiteChecker auf Basis von SharePoint. Die Funktionsweise ist dabei verblüffend einfach gehalten: Listenweise (wahlweise in MS Excel) werden URLs abgefragt. Über einen Start-Button oder über eine definierte Zeitvorgabe wird die Liste dann in kürzester Zeit geprüft. Fehler werden farblich gekennzeichnet und können gruppiert hervorgehoben werden. Reports sind zu jeder Zeit ganz einfach per Mausklick möglich. So kann jeder Benutzer bei Nachfragen schnell und unmittelbar seinen Status-Bericht vorlegen. Uwe Kirchhoff: „Den SiteChecker haben wir zunächst nur für uns selbst und unsere Abläufe entwickelt. Schon bald jedoch wunderte sich einer unserer Auftraggeber, wie wir immer so schnell alle relevanten Reports liefern konnten und wollte genau diese Anwendung von uns auch nutzen.“ So wurde aus dem SiteChecker das erste Modul im SharePoint Leuchtturm.

Anastasios Ntaflos, Bereichsleiter bei der COPiTOS: „Der SiteChecker war in jeglicher Hinsicht für uns eine erfolgreiche Entwicklung. Wir profitieren noch heute jeden Tag davon, dass wir auf einen Klick binnen weniger Sekunden wissen, ob es irgendwo im Web bei unseren Kunden hakt.“ Auch die weiteren Module des Leuchtturms haben Ihren Ursprung in den Fehlerquellen alltäglicher Betriebsabläufe.

LogAnalyzer: Fehler schnellstmöglich finden, analysieren und bereinigen

Die detaillierte Auswertung von Log-In-Files kann mitunter zeitraubend sein, vor allem dann, wenn dahinter große Datenvolumen stehen. „Eine schnelle Fehlerbehebung ist immer das Ergebnis einer genauen Analyse. Gleichzeitig aber ist es immer sehr ermüdend, lange Listen mit dem eigenen Auge am Bildschirm durchgehen zu müssen“, so Uwe Kirchhoff. Um eine sehr schnelle Analyse bei einem sehr großen Kunden jederzeit durchführen zu können, entwickelte die COPiTOS mit dem LogAnalyzer ein Modul, mit dem ganz einfach per Mausklick Inhalte der Log-Files grafisch dargestellt werden können. Dabei ist jedem Fehlerlevel ein Chart zugeordnet. Die Häufigkeit pro Frontendserver kann so auf einen Blick erfasst werden. Kirchhoff weiter: „Der User erkennt blitzschnell das Ausmaß fehlerhafter Files und kann sofort reagieren, indem er entscheidet, welche Files noch einmal eingelesen werden bzw. regelmäßig eingelesen werden sollen.“

GanttViewer: Richtig Planen leicht gemacht

Ein weiteres sehr vielversprechendes Modul im SharePoint Leuchtturm ist der GanttViewer, der insbesondere Planern das Arbeiten sehr viel leichter macht. Entwickelt wurde diese Anwendung als praktisches Tool für die Urlaubsplanung und Verwaltung. Anastasios Ntaflos: „Eine langfristig verlässliche Urlaubsplanung ist für jedes Unternehmen die Basis für einen erfolgreichen Workflow. In den meisten Unternehmen bedeutet Urlaubsplanung jedoch „Papierkrieg“, hohe Verwaltungsaufwände und letztlich Unpässlichkeiten an sensiblen Stellen. Dabei wünscht sich doch jeder, mit Freude den eigenen Urlaub zu genießen.“ Um insbesondere den Papier- und Verwaltungsaufwand zu begrenzen, wurden alle wichtigen Abläufe wie Antragstellung, Freigaben, Schriftverkehr und die Übersicht digitalisiert. Alles, was gebraucht wird, sind dann ein Anfangs- und ein Enddatum – das Modul erstellt schließlich ein übersichtliches Gantt-Diagramm, benannt nach seinem Erfinder, dem amerikanischen Unternehmensberater Henri L. Gantt (1861 – 1919).

„Interessant ist der GanttViewer aber insbesondere auch für Projektmanager und Planner“, so Ntaflos, „denn es können auch Projekte sowohl als Ganzes, als auch in Einzelschritten geplant und angelegt werden. Verknüpfungen zwischen Projekten und zugeteilten Mitarbeitern sind ebenfalls möglich.“ Auf diese Weise ergibt sich ein komplexes Tool, mit dessen Hilfe Teams und Arbeitsschritte miteinander getaktet werden können, bzw. mögliche Vakanzen oder Engpässe aufgezeigt werden können. Uwe Kirchhoff: „Mit dem GanttViewer besitzt man eine sehr gute und umfassende visuelle Darstellung, die sofort Warnhinweise gibt, wenn Engpässe drohen. Ohne dabei Verwaltungsaufwände durch händische Bearbeitung zu produzieren und so gleichzeitig Zeit zu verlieren. Der klare Vorteil: Man weiß wirklich sofort, wenn es irgendwo brennt.“

TFS Log Monitoring: Prüfen und Auswerten von Dateien eines Team Foundation Servers

Dieses Modul ermöglicht es seinem Benutzer, LogFiles eines Team Foundation Servers auszuwerten. Unterschieden werden dabei Files der folgenden Kategorien: Transactional, Differential Backup, Delete old backup und Full Backup. Außerdem können Zeitintervalle gesetzt werden, um diese Vorgänge zu automatisieren.
Wird ein Fehler in einer Login-Datei einer der Kategorien gefunden, so erscheint diese Kategorie in Rot – andernfalls in Grün. Per einfachen Mausklick gelangt der Benutzer schließlich zu seinen Files und kann diese ganz einfach öffnen.

Gruppen-RechteViewer: Fehler sofort im Blick

Die Verwaltung von Rechten wird in einem weiteren separaten Modul von SharePoint Leuchtturm gehandhabt. Äußerst praktisch ist auch hier, dass man alle relevanten Prozessdaten auf einen Blick hat und bei Bedarf Fehler sofort beheben kann. Uwe Kirchhoff: „Je komplexer eine Farm, desto mehr Fehlerquellen gibt es speziell bei der Rechtevergabe. Das ist leider ein urtypisches Phänomen, das sich nur sehr schwer beeinflussen lässt. Was wir aber beeinflussen können, ist die Lösung derartiger Probleme.
Und genau dafür haben wir diese Modul entwickelt.“

Konfiguration: Der Bausatz für den eigenen Leuchtturm

Mit Konfiguration hat man als Benutzer ein sehr funktionelles Modul zur Verfügung, um den gesamten Leuchtturm im Handumdrehen zu parametrisieren oder ihm ganz einfach eine neue Oberfläche, einen sogenannten Skin, zu verpassen.

Admin Area: Einfach und schnell alles im Griff

In der Admin Area können Benutzer, die mit administrativen Zugriffrechten ausgestattet sind, die eigenen Rechte und die Rechte anderer bearbeiten, korrigieren und verändern. Dabei werden Benutzer unterschiedlichen Statuszuständen gegenübergestellt und können blitzschnell zugeordnet werden. Weitere Highlights: Die sekundenschnelle Erfassung und Registrierung neuer Benutzer.

Fazit: Praxisorientiert, bewährt und unglaublich vielseitig

Keine Frage: SharePoint Leuchtturm gehört zu den Sharepoint-Anwendungen, die man ohne große Sorgen und ruhigen Gewissens gern weiterempfiehlt. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Tatsache, dass der Leuchtturm mit seinen zahlreichen Modulen immer „on the job“ entwickelt wurde. Das spricht zwar eigentlich dafür, dass es so gut wie keine Verspieltheiten geben sollte. Doch auch haben die Entwickler der COPiTOS ein paar kleine nette Gimmicks geschaffen, die das Benutzer-Herz höher schlagen lassen, ohne dabei auf Funktionalität und Leistung verzichten zu müssen: So ist beispielsweise die Hintergrundfarbe der Anwendung frei wählbar. Zu besonderen Anlässen – wie Weihnachten etc. – gibt es ein paar sehr attraktive kleine Extra-Überraschungen. Dennoch überzeugt SharePoint Leuchtturm eben nicht deswegen.

Das starke Plus dieser Anwendung liegt eindeutig in seiner bezaubernden Benutzerfreundlichkeit, seiner sinnvollen Modul-Vielfalt sowie in seiner auf das Tagesgeschäft ausgerichteten optimalen Leistungsfähigkeit.

Deutschlandstipendiaten 2014 an der TU Darmstadt

Die COPiTOS GmbH ist Förderer des Deutschlandstipendiums

COPiTOS ist Förderer des Deutschlandstipendiums

Auch in diesem Jahr konnte jeder Förderer während der Feierlichkeiten „seine“ Stipendiaten an einzelnen Tischen begrüßen.
Dieses Gruppenbilder zeigt die COPiTOS GmbH (Links: Uwe Kirchhoff Geschäftsführung COPiTOS GmbH, in der Mitte Stipendiat und Rechts Anastasios Ntaflos) als Förderer mit ihrem Stipendiaten

SharePoint – Benutzergruppen ($Web.CreateDefaultAssociatedGroups)

Mal wieder etwas zum Thema „SharePoint-HowTo“ für alle, die das Problem vielleicht noch nicht kennen…

Wenn man eine SiteCollection über die CA anlegt, werden eine Hand voll SharePoint-Benutzergruppen automatisch erzeugt…dazu gehören unter anderem die Gruppen „Site Owner“, „SiteMember“ und „SiteVisitors“, die dann auch in den Web-Properties (z.B. „SPWeb.AssociatedOwnerGroup“) verewigt sind. Wenn man nun eine SiteCollection aus derselben Vorlage mit dem zugehörigen PowerShell-Befehl erzeugt („New-SPSite“), werden genau diese drei Standard-Gruppen nicht mit erzeugt und die entsprechenden SPWeb-Properties sind null.

Dies muss dann manuell erfolgen, bzw. mit einer Zeile entsprechenden PowerShell-Codes:

$Web.CreateDefaultAssociatedGroups($primaryOwner, $secondaryOwner, $title);

Erst dann klappt’s auch “mit dem Nachbarn” und man kann innerhalb eines derartigen Skripts auch das UI-Feature für die Standard-UI-Gruppen und –Berechtigungsstufen automatisiert aktivieren. Genau das läuft sonst nämlich auf einen Fehler, da es die o.g. Standard-Benutzergruppen erwartet.

Auf diese Art und Weise lässt sich auf der Entwicklungsumgebung eine spezifische SiteCollection per Skript beliebig oft löschen und neu erzeugen, inkl. Aktivierung aller notwenigen Features (echte Hilfe im Entwicklungsprozess, man erspart sich ein Haufen ständiger Klickerei).

Ein entsprechendes Beispiel findet ihr in der OptiBRP-Solution im Rollout-Ordner.

VisualWebparts – Properties

Im VisualStudio lassen sich wunderbar VisualWebparts entwickeln. Dabei kann man diese Teile mit einigen nützlichen Properties versehen (Title, Description, Group usw.). Soweit so gut…
Was nicht so wirklich nachvollziehbar ist, dass man das an zwei Stellen tun kann… einerseits in der „Element.xml“ und andererseits im „xxx.webpart“-File. Was einen aber wirklich Nerven kosten kann…
(
mal abgesehen von der Tatsache, dass die XML-Schemata voneinander abweichen und Copy/Paste hier keine gute Idee ist:
also „<Property Name=“Title“ Type=“string“ Value=“Titel“ />“ [Elements.xml]
vs. „<property name=“Title“ type=“string“>Titel</property>“ [xxx.webpart]
)
… ist, das die Properties abhängig davon, wo man sie definiert, unterschiedlich behandelt werden. Die Definition von „Title“ und „Description“ funktioniert z.B. an beiden Stellen, wobei die „Elements.xml“ gewinnt und die Angaben aus dem „xxx.webpart“-File überschreibt. Interessanter wird’s mit dem Property „Group“… das wird nämlich nur in der „Elements.xml“ berücksichtigt. Noch schöner ist das Property „CatalogIconImageUrl“, was wiederum nur berücksichtigt wird, wenn‘s denn im „xxx.webpart“-File definiert wurde.

SharePoint ist und bleibt eben ein „Geheimnis“ 🙂

Marktübersicht Yammer

Rob Koplowitz, Collaboration-Spezialist bei Forrester, liefert mit seinem neuen Report eine aktuelle Marktübersicht über die führenden Plattformen für Enterprise Social Collaboration. Verglichen mit den Bewertungen der letzten Jahre hat Microsoft stark aufgeholt und liegt nun fast gleichauf mit IBM, Jive und Salesforce.com. Doch für Interessenten der SharePoint-Plattform lohnt ein genauer Blick: So wurde zum Beispiel Yammer separat (ohne Office 365) bewertet und liegt hier leicht hinter den Alternativen Sitrion (früher NewsGator) und Neudesic.

Personen-Feldern verarbeiten mit Nintex

Wenn man innerhalb von Nintex den Inhalt von Personen-Feldern verarbeiten möchte, ist das erst mal unproblematisch, solange das jeweilige Listenfeld keine Mehrfachauswahl zulässt…man nimmt einfach eine Nintex-Workflow-Variable vom Typ „Person“. Anders sieht es aus, wenn man eine „User defined Action“ (UDA) baut… hier gibt’s diesen Variablen-Typ nämlich nicht. Ebenso problematisch wird es, wenn das Personenfeld für eine Mehrfachauswahl konfiguriert ist… In beiden Fällen bleibt einem nur, auf eine Workflowvariable vom Typ „Text“ zurückzugreifen.
Soweit, so gut… spannend wird’s, wenn man die darin enthaltenen Personen innerhalb der Nintex-Logik weiterverarbeiten und z.B. als Empfänger für eine Benachrichtigung verwenden will. Im einfachsten Fall wird so eine Textvariable eins zu eins als Email-Empfänger genutzt. Doch was tun, wenn im Rahmen des Email-Versands eine Fehlermeldung auftaucht, die besagt, dass die Email-Adresse des Benutzers mit ID „1337“ nicht gefunden werden kann… in so einem Fall neigt man unweigerlich dazu, das Benutzerprofil als Übeltäter auszumachen… aber weit gefehlt…

Schaut man sich dann den Inhalt einer aus einem Personenfeld gefüllten Workflow-Textvariable an, kann das für 2 Personen so aussehen:

„[ID]#;[LoginName]#; [ID]#;[LoginName]“

oder auch:

„[LoginName];[LoginName]“

Im ersten Fall kommt es zu o.g. Fehlermeldung, im letzteren funktioniert alles wie erwartet.

Grundsätzlich wendet Nintex hier eine Standardformatierung an…wann allerdings welche Formatierung zieht, wovon das genau abhängig ist, haben wir noch nicht abschließend analysiert. Gefunden haben wir beide Varianten… Nintex selbst bietet allerdings in der Action zum Setzen einer Variable an, eine feste Formatierung vorzugeben (bei Daten, die aus Personenfeldern stammen z.B. „Login-Namen durch Semikolon getrennt“). Genau diese Einstellungsmöglichkeit sollte man nutzen, um sicher zu sein, jederzeit das gleiche Format zur Weiterverarbeitung vorzufinden.

Einen Haken hat das Ganze allerdings dann immer noch… denn diese fest vorgegebene Formatierung führt intern gnadenlos eine Typkonvertierung durch, die nicht mit NULL-Werten umgehen kann (ist also das Personenfeld in der jeweiligen Liste leer, kommt es innerhalb von Nintex zu einem Koersionsfehler!). Das Auslesen eines Personenfeldes innerhalb von Nintex mit einer vorgegebenen Formatierung darf also nur dann erfolgen, wenn sichergestellt ist, das das Feld nicht leer ist…ansonsten „Hand in Hand gegen die Wand“ 🙂 .


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